Теория использования документной ретроспективной информации. Деятельность архивистов в области использования, формы потребностей и методы обслуживания.

Ответы по архивоведению — файл n1.docx

Теория использования документной ретроспективной информации. Деятельность архивистов в области использования, формы потребностей и методы обслуживания.
приобрести
Ответы по архивоведению
скачать (1188.6 kb.)Доступные файлы (1):

n1.docx1189kb.05.06.2012 08:31скачать

Ответы к экзамену по дисциплине

«Архивоведение» для студентов заочного отделения специальности 032002 «ДОУ и архивоведение» Омского библиотечного техникума
V курс IX семестр2010/2011 уч. год

1.Объект, предмет и методология архивоведения. Связь архивоведения с другими научными дисциплинами. 1 2.Теория экспертизы ценностей документов и практика их отбора на государственное хранение. 3 3. Теория использования документной ретроспективной информации. Деятельность архивистов в области использования, формы потребностей и методы обслуживания. 5 4.Формирование фондовых представлений. 9 5.Классификация документов Архивного Фонда Российской Федерации. Состав АФ РФ и три ступени его классификации. 11 6.Схемы классификации документной информации. 16 7.Комплектование государственного архива: этапы комплектования, источники 18 8.Понятие учета архивных документов и его основные принципы. 21 9.Обеспечение сохранности архивных документов. 22 10.Проверка наличия и состояния дел в государственных архивах. 24 11.Описание дел: виды заголовков и особенности их составления. 25 12.Система научно – справочного аппарата к архивным документам. 29 13.Путеводители по государственным архивам: основные виды путеводителей, составные части путеводителя. 30 14.Назначение архивных описей. Организация и методика составления описей. 33 15.Назначение и виды обзоров. Методика описания документов в обзорах. 36 16.Архивные каталоги: основные виды и этапы работы по их составлению. 38 17.Выявление и отбор документов для каталогизации: группы документов для каталогизации, приемы описания и объекты. 42 18.Описание документной информации на каталожных карточках: элементы описания и их особенности. 43 19.Вспомогательный справочный аппарат к архивным справочникам. 44 20.Менеджмент в архивоведении, особенности архивного управления. 44 21.Маркетинг в архивоведении. Информационный маркетинг. 46 22.Подготовка архивных справочников к изданию: задачи издания архивных справочников. Отбор справочников для издания и требования, предъявляемые к архивным справочникам при их издании. 47 23.Понятие о научно-исследовательской работе архивных учреждений, ее классификация. Организация научно-исследовательской работы. 48 24.Методическая работа в архивных учреждениях. 48 25.Научно – техническая информация в архивной отрасли. 49 26.Цели и формы использования архивных документов. 50 27.Планирование в государственных архивах и архивах учреждений. 54 28.Архивная эвристика: её сущность, задачи, этапы поиска документной информации. 56 29.Этапы информатизации архивного дела: основные этапы и их характеристики. 57 30.Электронные документы и архивы: основные направления деятельности электронных архивов. 58

Архивоведение — это комплексная научная дисциплина, разрабатывающая теоретические, правовые и методические вопросы «наu001fуки об архивах».

Ее составными компонентами являются следуюu001fщие специальные дисциплины:

        • теория и методика архивоведения
        • история и организация архивного дела
        • археография (в последнее время все чаще включающаяся в архивоведение)
        • архивное право
        • архивоведческое терминоведение
        • архивный менеджмент
        • архивная статистика, автоматизированные архивные технологии.

Теория и методика архивоведения — одна из основных научu001fных дисциплин, входящих в понятие архивоведения. Следовательu001fно, архивоведение — это комплексная научная дисциплина, изуu001fчающая все аспекты архивного дела, а теория и методика архивоu001fведения — ее основная научная дисциплина, изучающая отдельu001fные аспекты «науки об архивах».

Предметом изучения и разработки ТИМА являются следуюu001fщие процессы и методы научной работы с докуu001fментами:

  1. принципы и методы отбора и организации документов, подu001fлежащих архивному хранению;
  2. способы хранения, обеспечивающие полную сохранность материалов;

3)создание системы информации о содержании документов;

4)организация всестороннего использования документной информации;

5)организация работы архивных учреждений.

К объектам ее изучения относятся:

  • текстовые документы на бумажной основе;
  • научно-технические и кинофотодокументы;
  • звукозаписи;
  • микрофильмы и другие документы на различных носителях (материальных), хранящиеся и подлежащие хранению в архивах.

Архивоведение как комплексная научная дисциплина не сущеu001fствует изолированно. Решая свои задачи, оно тесно взаимодейu001fствует с гуманитарными и естественными науками и научными дисциплинами: исторической наукой, историей естествознания и техники, историей литературы и искусства, историей государства, историей государственных учреждений, источниковедением, вспоu001fмогательными историческими дисциплинами, документоведением, информатикой, а также кибернетикой, математикой, физиu001fкой, химией, биологией и другими.

К вспомогательным историческим дисциплинам относятся:

палеография — изучает начертания письменных знаков и другие внешние признаки рукописей с целью их прочтения, даu001fтировки и установления подлинности, помогает установить вреu001fмя и место создания документа, его авторство, помогает прочтеu001fнию и пониманию древних документов;

дипломатика — изучает происхождение и структуру различu001fных официальных документов и разрабатывает методику получеu001fния из них данных о процессах общественного развития, помогает определить подлинность, дату создания документов, их авторство и т.п.;

историческая хронология — изучает системы времяu001fисчисления, существовавшие в прошлом, в целях соотнесения их с современными, а также уточнения времени и места создания документов;

историческая метрология — изучает системы мер, использующиеся в прошлом в целях соотнесения их с современu001fными, помогает прочтению и пониманию текста документов, а также уточняет время и место их создания;

сфрагистика — изучает временную государственную, территориальную, ведомственную, фамильную и личную принадлежu001fность печатей, помогает установить подлинность, авторство и время создания документа;

геральдика — изучает изображение на гербах, историю и социально-правовое значение гербов, дает аналогичные сфрагисu001fтике данные при изучении документов.

Также имеют важное значение и другие вспомогательные исu001fторические дисциплины, такие, как эпиграфика, генеалогия, нуu001fмизматика, историческая география.

Литература

  • Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций)/А.Д. Тельчаров.- М.: Приор-издат, 2004.-160 с.
  • Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.
  1. Ответы к экзамену по дисциплине

Источник: https://nashaucheba.ru/v8407/?cc=1

Шпаргалка по «Архивоведение»

Теория использования документной ретроспективной информации. Деятельность архивистов в области использования, формы потребностей и методы обслуживания.

В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности.

Для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы.

До 1990-хгг. перечни документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида — типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государственные архивы СССР, которые, как было сказано выше, ориентировались на документы государственных учреждений.

Сегодня уже можно говорить о новом, третьем виде перечней, где даны группы документов как постоянного, так и временного хранения.

Литература

  • Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций)/А.Д. Тельчаров.- М.: Приор-издат, 2004.-160 с.
  • Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия,  2007.- 270 с.
  • Вовкотруб О.В. Архивоведение /О.В. Вовкотуб, Л.Р. Фионова.- Пенза, 2005

Ретроспективная документная информация — документная информация, созданная в прошлом. Архивист в настоящее время — первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан ее отобрать и сохранить. Но архив — это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Использованием документов архива — комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.

Формы использования архивных документов — это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. По каждой форме использования, как правило, составляются определенные информационные документы.

Основными формами использования в архиве являются:

  • информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);
  • исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;
  • инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;
  • предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы;
  • выдача подлинных документов и дел во временное пользование;
  • публикация документов;
  • информационные мероприятия в научных и культурно-просветительских целях (выставки документов, использование документов в средствах массовой информации; организация лекций, экскурсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий).

Информационное обеспечение пользователей. Эта форма использования осуществляется либо по инициативе пользователя (исполнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование).

Исполнение запросов. Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов, в том числе социально-правовых.

Запрос — это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение запроса — поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах.

Существуют следующие виды запросов:

  • тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта, например образования учреждения в таком-то году);
  • персональные, в том числе биографические (о жизни конкретного лица) и генеалогические (об истории семьи, рода);
  • социально-правовые (направленные на обеспечение прав и интересов граждан), которые в свою очередь подразделяются на запросы:
  • о трудовом стаже;
  • размере заработной платы;
  • службе в вооруженных силах;
  • участии в Великой Отечественной войне 1941 —1945 гг. и других военных конфликтах в соответствии с Законом РФ «О ветеранах», об участии в партизанском и подпольном движении, нахождении на оккупированной территории, в блокадном Ленинграде и др.;
  • пребывании в концлагерях, гетто, вывозе на принудительные работы в Германию в период Великой Отечественной войны;
  • работе в годы Великой Отечественной войны;
  • нахождении на излечении, состоянии здоровья;
  • награждении, присвоении званий;
  • образовании, учебе;
  • репрессиях, раскулачивании, реабилитации;
  • рождении, смерти, браках и других актах гражданского состояния;
  • творческой деятельности и авторских правах;
  • имущественных и наследственных правах и др.;
  • консульские, направленные на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан лиц без гражданства. Эти запросы являются разновидностью социально-правых запросов и отличаются от них лишь тем, что поступают через Министерство иностранных дел (МИД) РФ посольства зарубежных стран в России, зарубежные организации, Центр розыска и информации ЦК общества Красного Креста Российской Федерации и другие ведомства и общественные организации.

Исполнение запроса складывается из нескольких этапов:

  • прием запроса и работа с заявителем;
  • поиск запрашиваемой информации;
  • составление и выдача заявителям ответов на запросы.

Инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности.

В отличие от исполнения запросов организаций и граждан такая форма использования архивных документов, как инициативное информирование, осуществляется самим архивом без обращения потребителя. Выявление документов производится в расчете на потенциального потребителя информации.

Второе отличие от исполнения запросов состоит в том, что потребителями информации при инициативном информировании являются исключительно юридические лица: для государственного архива — органы государственной власти, управления и местного самоуправления, научные и общественные организации, зарубежные научные и культурные организации; для ведомственного архива — руководство организации, руководители структурных подразделений, а также другие организации, документы о деятельности которых отложились в архиве.

Работа по инициативному информированию ведется в соответствии с планом. При составлении плана сначала необходимо выявить круг постоянных потребителей информации или категорий потребителей информации.

Затем следует наметить темы для выявления документов. Для этого необходимо изучить планы и прогнозы работы потенциальных потребителей, просмотрев материалы ведомственной периодики («Ведомости», «Информационные бюллетени…»), планы разработки законопроектов и решений местных законодательных органов, перспективные программы развития предприятий и т.п.

В практике работы некоторых архивов включение темы в план работы по инициативному информированию производится уже после согласования с пользователем.

Затем осуществляется выявление документной информации, соответствующей предполагаемым (согласно вашим расчетам) информационным запросам потенциального потребителя.

В результате работы по инициативному информированию в государственном или ведомственном архиве, как правило, составляется информационное письмо, в котором указывается перечень информационных услуг архива с указанием их стоимости.

Главным результатом работы по инициативному информированию является заключение договора о сотрудничестве или заказа на копирование информации, когда потенциальный потребитель станет реальным.

Предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы. В государственном архиве для предоставления архивных документов пользователям (исследователям) создается специальное структурное подразделение — читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также необходимым научно-справочным аппаратом.

Предоставление документов и научно-справочного аппарата в читальном зале архивов осуществляется бесплатно. В государственном архиве плата взимается в том случае, если исследователь не ведет самостоятельный поиск (как за исполнение тематического запроса).

Расписание работы читального зала должно быть вывешено на доступном месте, указано в справочниках или размещено на сайте архива в Интернет.

Правила работы исследователей в читальном зале данного архива должны находиться в соответствии с Правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов, утвержденных Росархивом в 1998 г.

При первом посещении государственного архива на каждого пользователя заводится личное дело, в которое подшиваются:

  • все письма-направления и заявления данного пользователя;
  • анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;
  • заказы на выдачу описей и дел;
  • заказы на копирование документов.

В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и др.

В случае повреждения или хищения дел, внесения изменений в текст документов и т.д. пользователь несет ответственность: от лишения права пользования читальным залом до уголовной ответственности.

Выдача подлинных документов и дел во временное пользование.

Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение (как физическим, так и юридически лицам), либо органам суда, прокуратуры, Федеральной службы безопасности (ФСБ) или МВД в исключительных случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник Документа. Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается, для каких целей и какие именно документы (желательно, с шифрами) должны быть выданы.

В архиве составляется акт выдачи дел во временное пользование, в котором перечисляются шифры выдаваемых дел, указывается срок возвращения документов и закрепляется ответственность пользователя за их сохранность. По возвращении дел архивом проводится проверка их наличия и состояния.

Публикация документов. Под публикацией архивных документов понимают совокупность работ по подготовке документов к изданию.

Публикация готовится в несколько этапов:

  • выявление и отбор документов;
  • выбор и передача текста документа;
  • археографическое оформление документа и составление научно-справочного аппарата к публикации;
  • формирование макета публикации.

Информационные мероприятия в научных и культурно-просветительных целях.

Формы использования документов в научных и культурно-просветительских целях очень многообразны:

  • организация выставок документов;
  • использование документов архива в средствах массовой информации;
  • организация:
  • вечеров-встреч с общественностью;
  • экскурсий в архивы;
  • презентаций, дней открытых дверей;
  • лекций и докладов;
  • устных журналов;
  • читательских конференций;
  • уроков для студентов и школьников.

Литература

  • Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия,  2007.- 270 с.

Вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности учреждения или лица (юридического или физического) — фондообразователя, составляет его документальный фонд.

Из документального фонда фондообразователя выделяется его архивный фонд — часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хранению.

В Основах законодательства об архивах дано следующее определение архивного фонда: это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой и подлежащих постоянному хранению.

Под совокупностью документов, исторически связанных между собой здесь подразумевается комплекс документов, естественным образом отложившийся в ходе повседневной деятельности организации.

Под совокупностью документов, имеющих логические связи, в Основах законодательства подразумевается комплекс документов, специально созданный архивистом, коллекционером или другим лицом.

Разновидностями архивного фонда являются:

  • архивный фонд учреждения (организации), состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения (организации);
  • архивный фонд личного происхождения, образовавшийся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.
  • объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фондообразователей (учреждений, организаций, предприятий, войсковых частей, отдельных лиц) или более, имеющих между собою исторические и (или) логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др.; для частных лиц — родственные, профессиональные, творческие отношения).

Источник: https://www.yaneuch.ru/cat_87/shpargalka-po-arhivovedenie/251717.2192193.page2.html

Теория использования документной ретроспективной информации. Деятельность архивистов в области использования, формы потребностей и методы обслуживания

Теория использования документной ретроспективной информации. Деятельность архивистов в области использования, формы потребностей и методы обслуживания.

Предыдущая1234567891011121314Следующая

Рет­роспективная документная информация — документная инфор­мация, созданная в прошлом. Архивист в настоящее время — первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан ее отобрать и сохранить. Но архив — это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Использованием документов архива — комплекс работ по обес­печению информационных потребностей общества в ретроспек­тивной документной информации.

Формы использования архивных документов — это определен­ные информационные услуги, выполняемые архивами по каж­дому направлению использования. По каждой форме использо­вания, как правило, составляются определенные информаци­онные документы.

Основными формами использования в архи­ве являются:

· информационное обеспечение организаций, структурных под­разделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);

· исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;

· инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;

· предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы;

· выдача подлинных документов и дел во временное пользование;

· публикация документов;

· информационные мероприятия в научных и культурно-просве­тительских целях (выставки документов, использование докумен­тов в средствах массовой информации; организация лекций, экс­курсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий).

Информационное обеспечение пользователей. Эта форма исполь­зования осуществляется либо по инициативе пользователя (ис­полнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование).

Исполнение запросов. Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов, в том числе со­циально-правовых.

Запрос — это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологи­ческие рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение запроса — поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах.

Существуют следующие виды запросов:

· тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта, например образования учреждения в таком-то году);

· персональные, в том числе биографические (о жизни конкрет­ного лица) и генеалогические (об истории семьи, рода);

· социально-правовые (направленные на обеспечение прав и ин­тересов граждан), которые в свою очередь подразделяются на зап­росы:

Ø о трудовом стаже;

Ø размере заработной платы;

Ø службе в вооруженных силах;

Ø участии в Великой Отечественной войне 1941 —1945 гг. и других военных конфликтах в соответствии с Законом РФ «О ветера­нах», об участии в партизанском и подпольном движении, на­хождении на оккупированной территории, в блокадном Ленин­граде и др.;

Ø пребывании в концлагерях, гетто, вывозе на принудительные работы в Германию в период Великой Отечественной войны;

Ø работе в годы Великой Отечественной войны;

Ø нахождении на излечении, состоянии здоровья;

Ø награждении, присвоении званий;

Ø образовании, учебе;

Ø репрессиях, раскулачивании, реабилитации;

Ø рождении, смерти, браках и других актах гражданского состояния;

Ø творческой деятельности и авторских правах;

Ø имущественных и наследственных правах и др.;

· консульские, направленные на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан лиц без гражданства.

Эти запросы являются разновидностью социально-правых запросов и отличаются от них лишь тем, что поступают через Министерство иностранных дел (МИД) РФ посольства зарубежных стран в России, зарубежные организации, Центр розыска и информации ЦК общества Красного Креста Российской Федерации и другие ведомства и общественные организации.

Исполнение запроса складывается из нескольких этапов:

· прием запроса и работа с заявителем;

· поиск запрашиваемой информации;

· составление и выдача заявителям ответов на запросы.

Инициативное информирование учреждений и организаций, струк­турных подразделений о документах архива по профилю их деятель­ности.

В отличие от исполнения запросов организаций и граждан такая форма использования архивных документов, как инициа­тивное информирование, осуществляется самим архивом без обращения потребителя. Выявление документов производится в рас­чете на потенциального потребителя информации.

Второе отли­чие от исполнения запросов состоит в том, что потребителями информации при инициативном информировании являются ис­ключительно юридические лица: для государственного архива — органы государственной власти, управления и местного самоуп­равления, научные и общественные организации, зарубежные на­учные и культурные организации; для ведомственного архива — руководство организации, руководители структурных подразделений, а также другие организации, документы о деятельности которых отложились в архиве.

Работа по инициативному информированию ведется в соот­ветствии с планом. При составлении плана сначала необходимо выявить круг постоянных потребителей информации или катего­рий потребителей информации.

Затем следует наметить темы для выявления документов. Для этого необходимо изучить планы и прогнозы работы потенциаль­ных потребителей, просмотрев материалы ведомственной перио­дики («Ведомости», «Информационные бюллетени…»), планы разработки законопроектов и решений местных законодательных органов, перспективные программы развития предприятий и т.п.

В практике работы некоторых архивов включение темы в план работы по инициативному информированию производит­ся уже после согласования с пользователем.

Затем осуществляется выявление документной информации, соответствующей предполагаемым (согласно вашим расчетам) информационным запросам потенциального потребителя.

В результате работы по инициативному информированию в го­сударственном или ведомственном архиве, как правило, состав­ляется информационное письмо, в котором указывается перечень информационных услуг архива с ука­занием их стоимости.

Главным результатом работы по инициативному информи­рованию является заключение договора о сотрудничестве или за­каза на копирование информации, когда потенциальный потре­битель станет реальным.

Предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы. В государственном архиве для пре­доставления архивных документов пользователям (исследователям) создается специальное структурное подразделение — читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также необходимым научно-спра­вочным аппаратом.

Предоставление документов и научно-справочного аппарата в читальном зале архивов осуществляется бесплатно. В государствен­ном архиве плата взимается в том случае, если исследователь не ведет самостоятельный поиск (как за исполнение тематического запроса).

Расписание работы читального зала должно быть вывешено на доступном месте, указано в справочниках или размещено на сай­те архива в Интернет.

Правила работы исследователей в читальном зале данного ар­хива должны находиться в соответствии с Правилами работы ис­следователей в читальных залах государственных архивов, утвер­жденных Росархивом в 1998 г.

При первом посещении государственного архива на каждого пользователя заводится личное дело, в которое подшиваются:

· все письма-направления и заявления данного пользователя;

· анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;

· заказы на выдачу описей и дел;

· заказы на копирование документов.

В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте ра­боты, цели и темы исследования, заказанных делах и др.

В случае повреждения или хищения дел, внесения изменений в текст документов и т.д. пользователь несет ответственность: от ли­шения права пользования читальным залом до уголовной ответ­ственности.

Выдача подлинных документов и дел во временное пользование.

Подлинные дела и доку­менты выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хра­нение (как физическим, так и юридически лицам), либо органам суда, прокуратуры, Федеральной службы безопасности (ФСБ) или МВД в исключительных случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник Документа. Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается, для каких целей и какие именно документы (желательно, с шифрами) должны быть выданы.

В архиве составляется акт выдачи дел во вре­менное пользование, в котором перечисляются шифры выда­ваемых дел, указывается срок возвращения документов и закрепляется ответственность пользователя за их сохранность. По возвращении дел ар­хивом проводится проверка их наличия и состояния.

Публикация документов. Под публикацией архивных докумен­тов понимают совокупность работ по подготовке документов к изданию.

Публикация готовится в несколько этапов:

· выявление и отбор документов;

· выбор и передача текста документа;

· археографическое оформление документа и составление науч­но-справочного аппарата к публикации;

· формирование макета публикации.

Информационные мероприятия в научных и культурно-просветительных целях.

Формы использования документов в научных и куль­турно-просветительских целях очень многообразны:

· организация выставок документов;

· использование документов архива в средствах массовой инфор­мации;

· организация:

× вечеров-встреч с общественностью;

× экскурсий в архивы;

× презентаций, дней открытых дверей;

× лекций и докладов;

× устных журналов;

× читательских конференций;

× уроков для студентов и школьников.

Предыдущая1234567891011121314Следующая .

Источник: https://mylektsii.ru/1-27526.html

Потребности в документной информации

Теория использования документной ретроспективной информации. Деятельность архивистов в области использования, формы потребностей и методы обслуживания.

Для организации документной деятельности большое значение имеет вопрос о потребностях в документной информации. Понятие «информационных потребностей» (а понятия «информационная потребность» и потребность в документной информации» мы рассматриваем как синонимы, т.к.

информационная потребность предполагает потребность в документе, потребность в информации о документе, потребность в сведениях, извлеченных из документов) появилось в 60-70-е гг. XX в. и этому вопросу было посвящено большое число публикаций.

Проблематика информационных потребностей возникла из практики информационного обслуживания. В условиях лавинообразного роста числа документов стало ясно, что без изучения спроса на документную информацию нельзя рационально и эффективно организовать работу с документами.

Запросы потребителей, их характер, динамика изменений, выделение доминирующих групп по разным при-* знакам (принадлежности к отрасли, роду деятельности, про-, фессии, должности, возрасту и т.п.) влияют на все последующие этапы процессов деятельности.

Без изучения запросов подготовка, сбор, аналитико-синтетическая обработка, поиск являются неконкретными и приводят в выдаче либо непол-, ной, либо излишней информации.

Есть несколько точек зрения на природу потребностей вообще и потребностей в документах, в частности. В понятие «потребность» как бы объединяются объективные отношения, которые побуждают к деятельности, и состояние субъекта

(личности, группы, общества), которое отражает эти отношения. С одной стороны, потребность определяют как нужду в чем-то необходимом для поддержания жизнедеятельности организма, человеческой личности, социальной группы, общества в целом.

В таком плане потребность в документах рассматривают с точки зрения их участия в жизнедеятельности людей с целью поддержания социальных параметров их жизни. С другой стороны потребности возникают в процессе деятельности человека.

В частности, потребности в документах отражают потребность в знаниях и рассматриваются с точки зрения разности между уровнем знаний, накопленных в обществе о предмете деятельности потребителя, и его индивидуальным уровнем знаний в этой области с учетом осознания им путей решения проблем, составляющих предмет этой деятельности.

Потребности в документной информации базируются на общей теории потребностей личности. Широко известна так называемая «Пирамида Маслоу», представляющая собой иерархически упорядоченные уровни потребностей человека.

Ее основу, базовый уровень составляют физиологические потребности (витальные), без удовлетворения которых жизнь невозможна. Это потребность в пище, воде, сне, тепле и т.д. Далее следуют: потребность в безопасности, в принадлежности к социальной группе, любви, уважении, власти.

И на вершине пирамиды — потребность в самовыражении, творчестве.

Потребности в документной информации в явном виде в формулировках уровней, выделенных Маслоу, нет, но в скрытом виде она присутствует, позволяя путем использования документной информации удовлетворять разные виды потребностей. И на самом верхнем уровне иерархии — потребности в творчестве, самовыражении — продуцирование текстов, создание документов и есть самый распространенный способ ее удовлетворения.

Потребности носят объективный характер, поскольку обусловлены родом и спецификой деятельности потребителей информации — тематикой, характером работы. С другой стороны, потребности субъективны, поскольку зависят от квалификации потребителя, его способности к восприятию, переработке информации, отдельных качеств его характера.

В зависимости от задач изучения потребностей в современной науке применяются различные классификации:

• по их роли и значению в жизни человека — профессиональные, обусловленные родом занятий, и непрофессиональные, обусловленные интересом;

• по принадлежности к отраслям и сферам деятельности;

• по их функциональной роли в жизни человека — доминирующие ивторостепенные;

• по субъекту потребности — общие, частные, единичные. Общие потребности в документной информации — есть

потребности, свойственные миру потребителей в целом. Частные потребности обусловлены спецификой какой-либо деятельности и характерны отдельным группам потребителей.

Единичные представляют собой бесконечное разнообразие индивидуальных потребностей в документах. Эти понятия диалектически взаимно связаны. С одной стороны, частные потребности в документах не существуют вне потребностей конкретных индивидов.

С другой стороны, частные потребности нельзя определить как простую сумму индивидуальных потребностей, ибо они представляют собой относительно самостоятельную систему, формирующуюся в соответствии с целями и основными направлениями деятельности конкретного коллектива или социальной структуры.

Индивидуальные потребности также отражают эти общие направления деятельности, но своеобразно, в соответствии с конкретными условиями ее протекания.

По форме потребности в документной информации могут быть эпизодические (ситуативные), возникающие в результате определенного стечения обстоятельств, вынуждающих к поиску и использованию тех или иных документов, и постоянные, обусловленные характером деятельности человека, стабильностью его интересов. Они более глубокие по характеру, базируются на знании уже достаточно большого круга основных документов и заключаются, в основном, в отслеживании новинок.

По содержанию потребности в документной информации могут быть тематические, представляющие нужду потребителей в некоторой неопределенной совокупности документов

одного отраслевого содержания, и конкретные, удовлетворить которые способен лишь определенный документ.

Тематические, в свою очередь, могут различаться по предпочтениям определенным видам изданий, глубине ретроспекции (т.е. потребности в документах прошлых лет изданий.

Чем более старые документы необходимы, тем большая глубина ретроспекции), оперативности предоставления и т.д.

Потребности в документной информации первоначально проявляются в виде установки на информацию.

Установка на информацию — одна из форм существования потребностей в документной информации, выражающая отношение потребителя к имеющейся информации, сложившаяся в процессе его деятельности.

Установки формируются всем социально-историческим процессом удовлетворения потребностей субъекта и, с одной стороны, зависят от содержания самой потребности, а с другой — определяются производством документной информации в обществе и существующими средствами ее доведения до потребителей.

Будучи выражением взаимосвязи субъекта и условий его деятельности потребности в документной информации обнаруживают себя в неосознанных влечениях и осознанных мотивах поведения. Осознанные обществом, социальными группами, индивидами потребности выступают в качестве их интересов.

Человеческие потребности, как правило, имеют предметную направленность, которой предшествует так называемое поисковое поведение. Общая, неконкретизированная потребность стимулирует поиск определенных способов и предметов ее удовлетворения.

Осознанные и вербализованные потребности есть запрос. Под запросом понимается текст, выражающий на естественном языке определенную потребность в документах. Но в то же время сформулированный запрос не всегда соответствует истинной потребности.

Специалисты, занимающиеся поиском документов, констатируют частую неадекватность выражений потребностей специалистов в сформулированных запросах. Запросы зачастую дезориентируют, а не направляют поиск. Чтобы адекватно, т.е.

полно и точно выразить в запросе свою реальную потребность, человек должен достаточно четко представить не только стоящие перед нимпроизводственные, исследовательские задачи, но и свои

собственные познавательные возможности, уровень своей компетентности, способности понимать информацию-по данной проблеме и т.д. Мешают сделать это в полной мере следующие факторы: случайность образа предмета потребности, имеющегося в сознании автора запроса, психолингвистические ограничения в словесной коммуникации специалиста, трудности с вербализацией потребности и т.д.

Особенность всех потребностей, в том числе и потребностей в документной информации, — их динамический характер, изменчивость, развитие на базе удовлетворения потребностей новых, более высоких, что связано с включением личности в различные формы и сферы деятельности. Потребности не стоят на месте.

Реализованная потребность в отношении одного документа зачастую приводит к необходимости поиска других, с ним связанных. Поэтому знание реальных потребностей и прогноз их развития на ближайшее будущее помогает оптимизировать всю документную деятельность.

Для этого необходимы постоянные исследования потребностей в документах, анализ динамики их изменений.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Источник: https://studopedia.ru/16_19764_potrebnosti-v-dokumentnoy-informatsii.html

Uchebnik-free
Добавить комментарий