Путеводители по государственным архивам: основные виды путеводителей, составные части путеводителя.

Виды путеводителей и их функции в СНСА к документам АФРФ

Путеводители по государственным архивам: основные виды путеводителей, составные части путеводителя.
⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 3Следующая ⇒

Путеводитель – архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива, краткий справочник по фондам архива, тематический путеводитель по фондам архива.

Путеводитель по архивам – вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристиками хранящихся в них документов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив.

Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит: из названия архива, адреса, количества фондов на бумажной основе, объема фондов на бумажной основе, крайних дат документов на бумажной основе, исторические справки, аннотации. При наличии кинофото научно техн док указывается их объем и крайние даты.

Путеводитель по фондам архива – вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах в систематизированном порядке и предназначенного для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива. Тематический путеводитель по фондам архива – вид путеводителя по фондам архива, характеризующий ту часть документов в этих фондов архива, которой заключенная информация по теме, и указывающий наименования или номера архивных фондов.

Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводитель могут создаваться по фондам всех или нескольких архивов любого региона, по фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу документов государственного архива.

Любой путеводитель состоит из 2 частей: характеристик фондов и справочного аппарата.

Схемы систематизаций и состав логических записей в путеводителе по фондам архива.

Основной частью в путеводителе является характеристика фонда – это совокупность сведений, включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации – фондообразователя, информацию о составе и содержании документов фонда. Для архивов хранящих фонды досоветского, советского и современного периодов, характеристики на них даются раздельно по историческим периодам.

Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру производственной деятельности. В пределах подразделов характеристики могут объединяться по признаку водомственного подчинения или однотипности учреждения. Характеристики фондов. Могут быть индивидуальными и групповыми.

Названия фонда в индивидуальной характеристике должно соответствовать его названия в учетных документах.

Для групповой характеристики дается типовое или обобщенное название группы фондов, включенных в характеристику. Для групповой характеристики, объединяющей последовательно сменявшие друг друга организации с родственными функциями, названием может служить перечисление в хронологической последовательности этих фондообразователей.

Цель характеристики фонда в целом – дать необходимую и достоверную информацию о составе и содержании документов фонда и адрес информации.

В характеристике фонда отражаются основные направления деятельности организации, зафиксированные в ее документах, с учетом специфики ее деятельности.

Выполнению этой задачи служат все элементы характеристики фонда: название фонда, справочные данные о фонде, историческая справка, аннотация, библиографический списко литературы о фонде.

Для фондов, включенных в групповую характеристику, в общую историческую справку вностся общие даны по истории организации.

Историческая справка для фондов личного происхождения состоит из кратких биографических данных о фондообразователе.

В исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, составитель, а также место нахождения коллекции до поступления в архив.

Аннотация состава и содержания документов фонда представляет собой краткое обобщенное описание состава документов и их содержания. Группировка в аннотации может быть различной, так как она зависит от характера и особенностей аннотируемого фонда и может строиться по следующим схемам: структурной, тематической, произв – отросл, номинальной.

Информация о документах может быть дополнена путем датирования наиболее важных фактов и событий, упоминаемы в аннотации. В аннотации датируются комплексы документов или док в том случае, если материалы о которых содержаться аннотации, имеются в фонде не за все года, указанные в справочных данных, а лишь за отдельные периоды.

В характеристику фонда может включаться библиографический список литературы о фонде. Дается описание и изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикациях документов фонда.

Вслед за характеристиками фондов помещается список неаннотируемых фондов, в котором указывается: название фонда, №, объем и крайние даты документов.

Основную часть путеводителя дополняет характеристика печатных изданий в которой приводятся сведения о количесве печатных изданий, хрон рамки, аннотируется их содержание и состав, отмечается наличие редких изданий.

Основные принципы описания и источниковедческого анализа документов в обзорах.

Обзор архивных документов – тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализмо этих документов.

Комплексы документов, сведения о которых включаются в обзор, могут быть связаны между собой единством происхождения или единством содержания. 2 вида обзоров: обзоры архивных фондов и тематические обзоры документов.

Обзор архивного фонда – вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов архивного фонда с их источниковедческим анализом. Тематический обзор — вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании док одного или нескольких архивных фондов по определенной теме с источниковедческим анализом.

Они оба имеют 2 основные части: 1) характеристика док (обзор), включающая сведения о составе и содержании документов (аннотации), их истониковедческий анализ и поисковые данные. 2) справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглавления, предисловия, списка сокращений, указателя.

Сведения о сост и содер док в обзорах – аннотация. Её можно составлять на группу однородных док и дел, так и на отдельные дела и док. => бывают групповые и индивидуальные.

В ГА информация представляется в более обобщенной форме с указанием разновидности документов их, номер, авторов, краткого описания содержания, хранологических рамок и объема документов.

Г А могут дополняться индивидуальными в которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее важных и значимых документов.

При составлении аннотаций в обзорах нужно иметь все стороннее представление о документах как исторических источниках, провести их источниковедческий анализ.

Источниковедческая характеристика документа помогает лучше показать их значение и ценность, дает возможность детально составить более объективное представление о характере и содержании документов, степени их важности, а следовательно их последующего использования.

Информационная особенность обзоров, отличающая их от всех остальных информ – поиск справочников. Подтверждается значение той или иной группы документов, показывается полнота и степень сохранности документов, отмечается характер содержащихся в них фактических данных, их достоверность.

В обзорах сведения об аннотациях документов сопровождается точными поисковыми данными. Состав поисоковых данных в обзорах архивных фондов складывается из номера описей и единиц хранения. Необходимо обозначение номеров листов, если аннотируются отдельные документы.

⇐ Предыдущая123Следующая ⇒

Рекомендуемые страницы:

Источник: https://lektsia.com/7x294.html

Типы, виды, разновидности путеводителей

Путеводители по государственным архивам: основные виды путеводителей, составные части путеводителя.

Путеводитель – архивный справочник, содержащий систематизированные сведения об архивных фондах (архивных коллекциях) одного или нескольких архивов и предназначенный для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива (архивов).

В зависимости от наличия информации о фондах одного или нескольких архивов и соответственно от объекта описания путеводители можно разделить на два типа:

1) путеводители по одному архиву – архивные (внутриархивные, общеархивные) путеводители;

2) межархивные путеводители – путеводители по определенной совокупности архивных учреждений и/или других хранилищ документов НАФ (далее – архивов).

Объектом описания в первом типе путеводителей является архивный фонд, архивная коллекция; во втором – архив и/или другое хранилище документов НАФ.

Масштаб поиска информации в первом случае – один отдельный архив; во втором – Национальный архивный фонд страны в целом или его часть.

Каждый из типов путеводителей может быть представлен несколькими видами.

Первый тип – внутриархивные путеводители:

1) путеводитель по архиву (предназначен для общего ознакомления с историей архива, составом и содержанием его документов, состоит из характеристик состава и содержания фондов и сведений о научно-справочном аппарате к документам архива);

2) путеводитель по фондам архива (более подробно и полно описывает фондовый состав архива);

3) тематический путеводитель по фондам архива (только по фондам с документами определенной тематики или содержания);

4) краткий справочник по фондам архива.

В данный тип также включаются путеводители по документам архива на различных носителях (например, справочник кинодокументов архива аудиовизуальных документов).

Второй тип – межархивные путеводители – можно разделить на вида:

1) путеводитель по архивам (содержит систематизированный перечень общих характеристик архивов);

2) путеводитель по фондам архивов (более подробно и полно освящает фондовый состав архивов);

3) тематический путеводитель по фондам архивов (только по фондам с документами определенной тематики или содержания);

4) краткий справочник по фондам архивов.

2. Состав описательной статьи и структура путеводителей. Путеводители состоят из описательных статей и справочного аппарата. Основным и обязательным элементом описательных статей путеводителей всех типов и видов является характеристика фонда (документов), она может включать:

1) название фонда;

2) справочные данные о фонде –

номер фонда,

количество дел,

крайние даты документов;

3) краткую историческую справку о фондообразователе;

4) аннотацию состава и содержания документов фонда (путеводитель по фондам архива).  

Размещение путеводителя в рамках данной классификации – условно по причине неопределенного характера описательной статьи этого справочника.

Согласно «Правил…» объектом описания в нем выступает фонд. Это представляется не совсем верным. Поскольку справочник отражает состав не одного, а нескольких архивов, то первым уровнем в его информационной структуре должен выступать отдельный архив и только затем систематизированный перечень характеристик его архивных фондов.

Ф. 490, 34 ед. хр., 1925 – 1930 гг.

В аннотации состава и содержания документов фонда приводится обобщенное описание документов (по видам) и их краткое содержание (по темам, вопросам, отражающим направление деятельности фондообразователя).

Виды документов в аннотациях указываются в единообразной последовательности, в порядке их значимости: постановления, решения, приказы, циркуляры, распоряжения, положения, уставы, протоколы, планы, отчеты.

Описательная статья в путеводителях второго типа (межархивные путеводители, объект описания – архив или другое хранилище документов НАФ) отличается наличием дополнительных сведений об архивном учреждении – характеристики архива, включающей:

наименование архива (полное и сокращенное);

адресные данные архива;

справочные сведения по видам документации архива.

Характеристика фондов и документов архива в межархивном путеводителе, в

сравнении с внутриархивным путеводителем, как правило, белее сжата. Состав характеристик фондов и документов может меняться в зависимости от вида путеводителя.

Описательная статья отдельных видов справочников (в рамках каждого из типов) может либо увеличиваться в объеме, дополняясь сведениями об описи (описях) фонда, библиографией по теме, указаниями на наличие внутриархивного НСА к фонду, сведениями об условиях доступа и использования документов (тематический путеводитель по фондам), либо сокращаться до названия фонда и его справочных данных (краткий неаннотированный справочник).

Схема построения (порядок расположения описательных статей) путеводителей первого типа (за исключением тематических путеводителей) определяется составом и содержанием архивных фондов и закрепляет структуру справочника в целом и место каждой описательной статьи в нем.

В большинстве случаев в качестве наиболее оптимальной применяется производственно-отраслевая схема, согласно которой характеристики фондов группируются в разделы и подразделы с учетом тех сфер государственной деятельности, экономики, культуры и науки, с которыми были связаны фондообразователи.

Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру деятельности фондообразователя. В пределах подразделов характеристики объединяются по признаку ведомственного подчинения или однотипности организаций.

Внутри этих групп характеристики располагаются по хронологии, значимости фондов, алфавиту наименований организаций.

Последовательность описательных статей тематического путеводителя – в порядке возрастания номеров фондов с документами данной тематики, по значимости фондообразователей или хронологии.

Описательные статьи в межархивных путеводителях расположены, как правило, согласно признаков уровня учреждения в отраслевой системе и/или его административно-территориальной принадлежности (республиканские, областные архивы).

В состав справочного аппарата путеводителей входят: оглавление, списки сокращенных слов, предисловие, указатели. Путеводители могут сопровождаться списком всех фондов архива, списком не аннотированных фондов (более свойственно для путеводителей по фондам архива).

Cписок не аннотированных фондов помещается в конце путеводителя, в нем

указываются: название фонда (группы фондов), номер (номера или количество) фонда (фондов), объем и крайние даты документов. Однотипные фонды могут быть приведены под общим названием с указанием общего количества фондов, дел и общих крайних дат. Фонды в списке располагаются в соответствии с общей схемой построения путеводителя.

3. Путеводитель по архиву предназначается для общего ознакомления с историей архива, составом и содержанием его документов. Основная часть путеводителя состоит из характеристик состава и содержания фондов и сведений о научно-справочном аппарате к документам архива. Сведения по истории архива помещаются в предисловии.

4. Путеводитель по фондам архива (архивов) содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, состоящих из названия и номера фонда, объема фонда в единицах хранения по видам документации, крайних дат документов по каждому виду документации, исторической справки, аннотации, библиографии по фонду.

Перечень сведений может быть дополнен: сведениями о количестве и составе описей фонда; списком не аннотируемых фондов, состоящим из названий фондов и справочных данных о них; информацией об объемах дел по личному составу, об условиях доступа и использования документов. Путеводитель по фондам архивов кроме вышеуказанных сведений дополнительно содержит сведения об архивных учреждениях, состав фондов

которых он освящает.

5. Путеводитель по архивам содержит систематизированный перечень характеристик архивов.

Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит: из наименования архива (полного и сокращенного), адресных данных архива, справочных сведений по видам документации, исторической справки и аннотации.

Характеристика может дополняться информацией об условиях доступа и использования документов, библиографией.

Одним из примеров путеводителя по архивам является двухтомник «Государственные архивы СССР» (М., 1989), в подготовке которого принимали участие и казахстанские архивисты. В нем собраны сведения о всех центральных архивах СССР и государственных архивах союзных республик по состоянию на середину 80-х годов.

Каждой республике посвящен раздел, в котором даются справки на ее архивы. В справке приводятся полное и сокращенное название архива, его адрес, количество и крайние даты хранимых документов, краткая история архива.

В справках о центральных и областных архивах имеются аннотации о содержании основных групп документов фондов.

Несмотря на распад СССР и происшедшие изменения в сети и названии архивов, справочник не утратил своего информационного значения и является единственным изданием, где охарактеризованы все государственные архивы стран бывшего СССР.

Уже в период суверенного Казахстана создан межархвный путеводитель «Архивные документы Республики Казахстан – сокровищница социальной памяти государства» (Алматы, 2005), содержащий сведения об органах и учреждениях всей государственной архивной службы страны, в том числе о государственных архивах всех уровней – республиканских, областных, а также территориальных (районных, городских) архивах. Описательная статья справочника содержит: название архива; адрес и контактный телефонный номер; общее количество фондов, единиц хранения и их общие хронологические рамки; режим работы архива; краткую историю архива; краткую аннотацию фондов. Некоторые статьи сопровождены фотографиями с изображением зданий архивов. Справочник содержит список изданных путеводителей по архивам, а также иллюстративный материал, отражающий богатство и видовое разнообразие документов НАФ.

Примером путеводителя по архивным учреждениям отдельного региона страны выступает справочник «Государственные архивы Кустанайской области».

В него включены сведения о всех органах и учреждениях государственной архивной службы области,  общественных объединений области, государственные архивы в городах Кустанай, территориальные архивы области).

Описательная статья состоит из официального названия архива, краткой истории учреждения, характеристики состава фондов, характеристики направлений работы архива, его структуры, сведений о сотрудниках; адреса, телефонного номера. Сведения о территориальных архивах ограничены их адресами и контактными телефонами.

6. Тематические путеводители и краткие справочники.

Тематический путеводитель по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня характеристик фондов (частей фондов), содержащих документы по определенной теме (темам).

Характеристика документов состоит из: номера и названия фонда; крайних дат документов фонда; номера описи (описей); аннотации документов фонда (фондов); библиографии по теме; указания на наличие внутриархивного НСА к фонду.

Характеристика может быть дополнена сведениями по истории фондообразователя, об условиях доступа и использования документов, для межархивного путеводителя – наименованиями архивов.

Краткий справочник по фондам архива (архивов) содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, включающих названия архивных фондов и справочные данные о них. В краткий справочник могут входить сведения обо всех хранящихся фондах или об определенной их группе.

Краткие справочники подразделяются на аннотированные и неаннотированные. Характеристика фонда в аннотированном кратком справочнике по фондам архива (архивов) состоит из названия фонда со всеми переименованиями фондообразователя, справочных данных и краткой аннотации.

Характеристика фонда в неаннотированном кратком справочнике состоит из названия фонда и справочных данных.

Характеристика фонда может быть дополнена сведениями об объеме дел по личному составу, об условиях доступа и использования документов, библиографией, для межархивного справочника – наименованиями архивов.

В архивах с нефондовой структурой или с документами на небумажных носителях могут создаваться путеводители по свойственным им классификационным единицам либо по видам документов.

Например, для архивов с аудиовизуальными документами создаются путеводители по аудиовизуальным документам архива (в зависимости от вида – кинодокументы, фотодокументы и т.д.).

Примером такого путеводителя является (Поскольку такой вид путеводителей, как тематические, а также краткие справочники присутствуют в каждом типе – ниже они характеризуются совместно) справочник «Центральный государственный архив кинофотофонодокументов:

Справочник. Ч. 1. Кинодокументы (7809 док. за 1925 – 1990 гг.)» (Алматы, 2002).

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Какие функции выполняет такой архивный справочник как путеводитель? Какие типы, виды и разновидности путеводителей могут разрабатываться в госархивах и чем они отличаются?

2. Какие сведения включает в себя описательная статья путеводителя по фондам архива и какова схема построения данного вида справочника?

3. Каков состав справочного аппарата путеводителей? Что представляет собой «список не аннотированных фондов»?

4. В чем отличие описательных статей внутриархивных и межархивных путеводителей. Приведите примеры путеводителей каждого из указанных типов.

5. Какие сведения содержатся в тематических путеводителях? Приведите примеры.

6. Какие сведения содержатся в кратких справочниках? Приведите примеры.



Источник: https://infopedia.su/20x58de.html

архивоведен.. Фз Об архивном деле рф 2004г

Путеводители по государственным архивам: основные виды путеводителей, составные части путеводителя.

Подборка по базе: матем 4 класс деление и умножение нмогозначных чисел на однознач. Путеводитель — архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов.

Видами пуu001fтеводителя являются:

  • путеводитель по архивам;
  • путеводитель по фондам архива(ов);
  • краткий справочник по фондам архива(ов);
  • тематический путеводитель по фондам архива(ов).

Путеводитель по архивам (архиву) — вид путеводителя по фонu001fдам архивов, содержащий систематизированный перечень архиu001fвов с характеристикой хранящихся в них документов. Путеводитель по фондам архива — вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизированu001fном порядке и предназначенного для общего ознакомления с соu001fставом и содержанием фондов архива.

Краткий справочник по фондам архива сообщает сведения об архивных фондах более общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются назваu001fния фондов и краткие сведения о них. К ним относятся номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть анноu001fтированными и неаннотированными.

Тематический путеводитель по фондам архива(ов) — вид путеu001fводителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть докуu001fментов этих фондов архива(ов), в которой заключена информаu001fция по теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.

Любой путеводитель состоит из двух частей:

  • характеристик фондов (документов)
  • справочного аппарата

1.Характеристики фондов в путеводителе

Основной частью в путеводителе является характеристика фонu001fда — это совокупность сведений, включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации-фондообразователя (для фонда личного происхождения — основные биографиu001fческие сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда. Она может дополняться библиографическим списком литературы о фонде. Порядок расположения характерисu001fтик зависит от классификационной схемы, которая определяется составом фондов архива.

Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отрасu001fлям или характеру производственной деятельности. Характеристики фондов могут быть индивидуальные и групповые. Название фонда в индивидуальной характеристике должно соответствовать его названию в учетных документах.

Для групповой характеристики дается типовое или обобщенное название группы фондов, включенных в характеристику.

Для групu001fповой характеристики, объединяющей последовательно сменявu001fшие друг друга организации с родственными функциями, назваu001fнием может служить перечисление в хронологической последоваu001fтельности этих фондообразователей.

Основное требование, предъявляемое к характеристике фонu001fда, заключается в том, чтобы она отражала основное содержание документов фонда, давала четкое представление об объеме и хаu001fрактеристике его документной информации.

Цель характеристики фонда в целом — дать необходимую и достаточную информацию о составе и содержании документов фонда и адрес информации.

Элементами характеристик фонда являются: название фонда; справочные данные о фонде; историческая справка; анноu001fтация; библиографический список литературы о фонде.

Название фонда — обязательный элемент характеристиu001fки, который может дать указание:

1)на историческую эпоху деятельности фондообразователя;

  1. название фондообразователя, его функции в государственu001fном аппарате или отрасли экономики, культуры и т. п.;
  2. масштаб деятельности фондообразователя, который содержится в понятиях «губернский», «областной», «волостной», «уездный» и т.д. В то же время по названиям фондов предприятий нельзя, как правиu001fло, установить масштаб их деятельности;

4)местонахождение фондообразователя.

Справочные данные о фонде сообщают поисковые свеu001fдения в виде номера фонда; объем фонда позволяет судить в опредеu001fленной мере о сохранности документов, составе фонда (когда оговаu001fривается количество дел по личному составу).

Хронологические рамки документов дают информацию об их принадлежности к определенu001fной исторической эпохе и их сохранности за весь или частичный период деятельности фондообразователя, что вместе с характерисu001fтикой объема фонда дает представление о возможном содержании фонда.

Историческая справка помогает вскрыть сущность исторических и логических связей документов описываемого комплекс уяснить характер и правильно оценить содержание документов, включенных в аннотацию.

Основными требованиями, предъявляемыми к исторической справке, являются связь информации, заключенной в ней, с анu001fнотацией и предельная краткость.

В историческую справку вклюu001fчаются следующие сведения: даты образования и ликвидации организации, название организации-предшественника и преемника и перечисление основных функций организации, если из названия нельзя определить круг вопросов ее деятельности.

Историческая справка для фондов личного происхождения состоит из кратких биографических данных о фондообразователе: фамилия, имя, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, проu001fфессия, род служебной и общественной деятельности.

В исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, составитель, а также место наu001fхождения коллекции до поступления в архив.

Аннотация состава и содержания документов фонда представляет собой краткое обобщенное описание состаu001fва документов (по видам) и их содержания (по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя).

В характеристику фонда может включаться библиографиu001fческий список литературы о фонде.

В соответствии с действующими государственными стандартами в нем дается опиu001fсание изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикациях документов фонда.

Вслед за характеристиками фондов помещается список неаннотируемых фондов, в котором указывается: название фонда (групu001fпы фондов), номер (номера или количество) фонда, объем и крайu001fние даты документов.

Основную часть путеводителя дополняет характеристикапечатныхизданий, в которой приводятся сведения о количестве печатных изданий, их хронологических рамках, аннотируется их соu001fстав и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на языках народов РФ и иностранных языках, журнального фонда, перu001fсональных и коллекционных собраний, системы каталогов.

2. Справочный аппарат к путеводителю

Основными элементами справочного аппарата в путеводителе являются: титульный лист; оглавление (содержание); предислоu001fвие; список сокращений; указатели.

Титульный лист не только завершает оформu001fление справочника, но и содержит основные сведения справочно-ориентирующего характера. Это — информация общего харакu001fтера о подведомственности данного архива, названии архива и Названии справочника, о месте и времени издания.

Оглавление несет определенную информаu001fционную нагрузку, показывая основные ступени систематизации, давая конкретную и наглядную информацию о структуре описаu001fния комплекса документов в целом.

Предисловие включает общие сведения по истории архива, на документы которого составлен данный справочник, по составу и содержанию документов и построению справочника. История арu001fхива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как история комплектования архива, его объем и профиль.

В последней части предисловия даются сведения о принципах построения справочника (обосновывается схема построения справочника, при этом обращается особое внимание на признаки, взятые в качестве ее оснований, и на расположение групп матеu001fриалов в соответствии со схемой); составе характеристик, спраu001fвочного аппарата и приложений.

Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов.

Соu001fкращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в переu001fдаче содержания документов.

Указатели представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в путеводители, с необходимыми поясненияu001fми и ссылочными данными.

Выбор остальных элементов справочного аппарата зависит о назначения (для широкой информации или целевого информиu001fрования) и формы издания (архивный справочник или научно популярное издание).

Для многотомных изданий составляется спраu001fвочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдельu001fных томов.

37 Архивный каталог – межфондовый архивный справочник, в коu001fтором информация о содержании документов архива сгруппироu001fвана по предметам, темам, отраслям, расположенным в соотu001fветствии с принятой для данного каталога схемой классификаu001fции документной информации.

1   …   4   5   6   7   8   9   10   11   12

Источник: https://historich.ru/%D0%A4%D0%B7_%D0%9E%D0%B1_%D0%B0%D1%80%D1%85%D0%B8%D0%B2%D0%BD%D0%BE%D0%BC_%D0%B4%D0%B5%D0%BB%D0%B5_%D1%80%D1%84_2004%D0%B3/index9.html

№36. Путеводители по государственным архивам: основные виды путеводителей, составные части путеводителя

Путеводители по государственным архивам: основные виды путеводителей, составные части путеводителя.

Путеводитель-архивный справочник, содержащий краткиесведения о документах одного илинескольких архивов.

Видамипу­теводителя являются:

  • путеводитель по архивам;
  • путеводитель по фондам архива(ов);
  • краткий справочник по фондам архива(ов);
  • тематический путеводитель по фондам архива(ов).

Путеводительпо архивам (архиву) -вид путеводителя по фон­дам архивов,содержащий систематизированный переченьархи­вов с характеристикой хранящихсяв них документов.

Путеводительпо фондам архива -вид архивного справочника, содержащегократкие характеристики или краткиесведения об архивных фондах (коллекциях,комплексах) в систематизирован­номпорядке и предназначенного для общегоознакомления с со­ставом и содержаниемфондов архива.

Краткийсправочник по фондам архивасообщает сведенияоб архивных фондах более общего илиболее узкотематического, чем путеводительпо фондам, характера. Внем указываются назва­ния фондов икраткие сведения о них. К ним относятсяномер, объем, крайние даты фондов.Справочники могут быть анно­тированнымии неаннотированными.

Тематическийпутеводитель по фондам архива(ов) — видпуте­водителя по фондам архива(ов),характеризующий ту часть доку­ментовэтих фондов архива(ов), в которой заключенаинформа­ция по теме (темам), и указывающийнаименования или номера архивных фондов.

Любойпутеводитель состоит из двух частей:

  • характеристик фондов (документов)
  • справочного аппарата

1.Характеристики фондов в путеводителе

Основнойчастью в путеводителе являетсяхарактеристикафон­да — этосовокупность сведений, включающихназвание фонда, справочные данные онем, историю организации-фондообразователя(для фонда личного происхождения -основные биографи­ческие сведения олице), информацию о составе и содержаниидокументов фонда. Она может дополнятьсябиблиографическим списком литературыо фонде. Порядок расположения характерис­тикзависит от классификационной схемы,которая определяется составом фондовархива.

Внутриразделов фонды группируются в подразделыпо отрас­лям или характеру производственнойдеятельности.

Характеристикифондов могут быть индивидуальные игрупповые.

Названиефонда в индивидуальнойхарактеристике должносоответствовать его названию в учетныхдокументах.

Длягрупповойхарактеристики даетсятиповое или обобщенное название группыфондов, включенных в характеристику.Для груп­повой характеристики,объединяющей последовательно сменяв­шиедруг друга организации с родственнымифункциями, назва­нием может служитьперечисление в хронологическойпоследова­тельности этихфондообразователей.

Основноетребование, предъявляемое к характеристикефон­да,заключается в том, чтобы она отражалаосновное содержание документов фонда,давала четкое представление об объемеи ха­рактеристике его документнойинформации.

Цельхарактеристики фонда в целом— дать необходимую и достаточнуюинформацию о составе и содержаниидокументов фонда и адрес информации.

Элементамихарактеристик фонда являются: названиефонда; справочные данные о фонде;историческаясправка;анно­тация;библиографическийсписок литературы о фонде.

Названиефонда— обязательный элемент характеристи­ки,который может дать указание:

1)наисторическую эпоху деятельностифондообразователя;

  1. название фондообразователя, его функции в государствен­ном аппарате или отрасли экономики, культуры и т. п.;

  2. масштаб деятельности фондообразователя, который содержится в понятиях «губернский», «областной», «волостной», «уездный» и т.д. В то же время по названиям фондов предприятий нельзя, как прави­ло, установить масштаб их деятельности;

4)местонахождениефондообразователя.

Справочныеданные о фондесообщают поисковые све­дения в виденомера фонда; объем фонда позволяетсудить в опреде­ленной мере о сохранностидокументов, составе фонда (когдаогова­ривается количество дел поличному составу).

Хронологические рамкидокументов дают информацию об ихпринадлежности к определен­нойисторической эпохе и их сохранности завесь или частичный период деятельностифондообразователя, что вместе схарактерис­тикой объема фонда даетпредставление о возможном содержаниифонда.

Историческаясправкапомогает вскрыть сущность историческихи логических связей документовописываемого комплекс уяснить характери правильно оценить содержание документов,включенных в аннотацию.

Основнымитребованиями, предъявляемыми кисторической справке, являются связьинформации, заключенной в ней, сан­нотацией и предельная краткость.В историческую справку вклю­чаютсяследующие сведения: даты образованияи ликвидации организации, названиеорганизации-предшественника и преемникаи перечисление основных функцийорганизации, если из названия нельзяопределить круг вопросов ее деятельности.

Историческаясправка для фондов личного происхождениясостоит из кратких биографическихданных о фондообразователе: фамилия,имя, псевдоним, девичья фамилия, датыжизни, про­фессия, род служебной иобщественной деятельности.

Висторической справке к архивной коллекцииуказываются сведения по истории еесоздания, составитель, а также местона­хождения коллекции до поступленияв архив.

Аннотациясостава и содержания документов фондапредставляет собой краткое обобщенноеописание соста­ва документов (повидам) и их содержания (по темам, вопросам,отражающим направления деятельностифондообразователя).

Вхарактеристику фонда может включатьсябиблиографи­ческийсписок литературы офонде.В соответствии сдействующимигосударственными стандартами внемдается опи­сание изданий по историифондообразователя, справочников иисследованийодокументахипубликацияхдокументов фонда.

Вследза характеристиками фондов помещаетсясписок неаннотируемыхфондов,вкоторомуказывается: названиефонда (груп­пы фондов), номер (номераили количество) фонда, объем икрай­ниедаты документов.

Основнуючасть путеводителя дополняет характеристикапечатныхизданий,вкоторойприводятся сведения околичествепечатных изданий, их хронологическихрамках, аннотируется их со­став исодержание,отмечается наличие редких изданий,изданий на языках народов РФ ииностранныхязыках, журнального фонда, пер­сональныхиколлекционныхсобраний, системы каталогов.

Источник: https://studfile.net/preview/4388268/page:21/

Путеводители по государственным архивам: основные виды путеводителей, составные части путеводителя

Путеводители по государственным архивам: основные виды путеводителей, составные части путеводителя.

Путеводитель — архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов.

Видами путеводителя являются:

  • путеводитель по архивам;
  • путеводитель по фондам архива(ов);
  • краткий справочник по фондам архива(ов);
  • тематический путеводитель по фондам архива(ов).

Путеводитель по архивам (архиву) — вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов.

Путеводитель по фондам архива — вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизированном порядке и предназначенного для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива.

Краткий справочник по фондамархива сообщает сведения об архивных фондах более общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются названия фондов и краткие сведения о них. К ним относятся номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть аннотированными и неаннотированными.

Тематический путеводитель по фондам архива(ов) — вид путеводителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть документов этих фондов архива(ов), в которой заключена информация по теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.

Любой путеводитель состоит из двух частей:

  • характеристик  фондов (документов)
  • справочного аппарата

1.Характеристики фондов в путеводителе

Основной частью в путеводителе является характеристика фонда — это совокупность сведений, включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации-фондообразователя (для фонда личного происхождения — основные биографические сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда. Она может дополняться библиографическим списком литературы о фонде. Порядок расположения характеристик зависит от классификационной схемы, которая определяется составом фондов архива.

Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру производственной деятельности.

Характеристики фондов могут быть индивидуальные и групповые.

Название фонда в индивидуальной характеристике должно соответствовать его названию в учетных документах.

Для групповой характеристики дается типовое или обобщенное название группы фондов, включенных в характеристику. Для групповой характеристики, объединяющей последовательно сменявшие друг друга организации с родственными функциями, названием может служить перечисление в хронологической последовательности этих фондообразователей.

Основное требование, предъявляемое к характеристике фонда, заключается в том, чтобы она отражала основное содержание документов фонда, давала четкое представление об объеме и характеристике его документной информации.

Цель характеристики фонда в целом — дать необходимую и достаточную информацию о составе и содержании документов фонда и адрес информации.

Элементами характеристик фонда являются:

  • название фонда;
  • справочные данные о фонде;
  • историческая справка;
  • аннотация;
  • библиографический список литературы о фонде.

Название фонда — обязательный элемент характеристики, который может дать указание:

1)на историческую эпоху деятельности фондообразователя;

2) название фондообразователя, его функции в государственном аппарате или отрасли экономики, культуры и т. п.;

3) масштаб деятельности фондообразователя, который содержится в понятиях «губернский», «областной», «волостной», «уездный» и т.д. В то же время по названиям фондов предприятий нельзя, как правило, установить масштаб их деятельности;

4)местонахождение фондообразователя.

Справочные данные о фонде сообщают поисковые сведения в виде номера фонда; объем фонда позволяет судить в определенной мере о сохранности документов, составе фонда (когда оговаривается количество дел по личному составу).

Хронологические рамки документов дают информацию об их принадлежности к определенной исторической эпохе и их сохранности за весь или частичный период деятельности фондообразователя, что вместе с характеристикой объема фонда дает представление о возможном содержании фонда.

Историческая справка помогает вскрыть сущность исторических и логических связей документов описываемого комплекс уяснить характер и правильно оценить содержание документов, включенных в аннотацию.

Основными требованиями, предъявляемыми к исторической справке, являются связь информации, заключенной в ней, с аннотацией и предельная краткость.

В историческую справку включаются следующие сведения: даты образования и ликвидации организации, название организации-предшественника и преемника и перечисление основных функций организации, если из названия нельзя определить круг вопросов ее деятельности.

Историческая справка для фондов личного происхождения состоит из кратких биографических данных о фондообразователе: фамилия, имя, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, род служебной и общественной деятельности.

В исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, составитель, а также место нахождения коллекции до поступления в архив.

Аннотация состава и содержания документов фонда представляет собой краткое обобщенное описание состава документов (по видам) и их содержания (по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя).

В характеристику фонда может включаться библиографический список литературы о фонде. В соответствии с действующими государственными стандартами в нем дается описание изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикациях документов фонда.

Вслед за характеристиками фондов помещается список неаннотируемых фондов, в котором указывается:

  • название фонда (группы фондов),
  • номер (номера или количество) фонда,
  • объем и крайние даты документов.

Основную часть путеводителя дополняет характеристика печатныхизданий, в которой приводятся сведения о количестве печатных изданий, их хронологических рамках, аннотируется их состав и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на языках народов РФ и иностранных языках, журнального фонда, персональных и коллекционных собраний, системы каталогов.

2. Справочный аппарат к путеводителю

Основными элементами справочного аппарата в путеводителе являются:

  • титульный лист;
  • оглавление (содержание);
  • предисловие;
  • список сокращений;
  • указатели.

Титульный лист не только завершает оформление справочника, но и содержит основные сведения справочно-ориентирующего характера. Это — информация общего характера о подведомственности данного архива, названии архива и Названии справочника, о месте и времени издания.

Оглавление несет определенную информационную нагрузку, показывая основные ступени систематизации, давая конкретную и наглядную информацию о структуре описания комплекса документов в целом.

Предисловие включает общие сведения по истории архива, на документы которого составлен данный справочник, по составу и содержанию документов и построению справочника. История архива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как история комплектования архива, его объем и профиль.

В последней части предисловия даются сведения о принципах построения справочника (обосновывается схема построения справочника, при этом обращается особое внимание на признаки, взятые в качестве ее оснований, и на расположение групп материалов в соответствии со схемой); составе характеристик, справочного аппарата и приложений.

Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов. Сокращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в передаче содержания документов.

Указатели представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в путеводители, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными.

Выбор остальных элементов справочного аппарата зависит о назначения (для широкой информации или целевого информирования) и формы издания (архивный справочник или научно популярное издание). Для многотомных изданий составляется справочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдельных томов.

Источник: https://students-library.com/library/read/108082-putevoditeli-po-gosudarstvennym-arhivam-osnovnye-vidy-putevoditelej-sostavnye-casti-putevoditela

Uchebnik-free
Добавить комментарий