Приёмы унификации и типизации языка служебных документов.

Приемы унификации языка служебных документов

Приёмы унификации и типизации языка служебных документов.

Унификация — это приведение чего-либо к единообразию; единой системе, форме.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм документов, фиксирующих осуществление однотипных функций.

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Существуют следующие категории стандартов: государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ), республиканские (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, более эффективного использования вычислительной техники.

Языковая модель

Особенность унификации языка служебных документов заключается в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения.

При этом языковая модель понимается как логическая и синтаксическая конструкция, охватывающая максимальное количество управленческих функций.

Языковая модель обычно состоит из двух частей — мотивации действия и собственно речевого действия. Например:

В соответствии с Вашим запросом (мотивация) информируем Вас… (речевое действие).

Рассмотрев Вашу просьбу о поставке оборудования (мотивация), сообщаем… (речевое действие).

Учитывая важность укрепления связей между нашими предприятиями (мотивация), просим (речевое действие) изучить возможность участия…

Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению; либо соответствующее решение было обязательно исполнено.

Цель совершения речевого действия обусловливает тип и стиль создаваемого документа, выбор языковых моделей (табл. 5.1).

Итак, процесс составления официально-деловых бумаг предполагает соединение в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей.

Типовые тексты и тексты-трафареты

В официально-деловом стиле существуют типовые тексты и тексты-трафареты.

Типовой текст — это текст-стереотип, текст-шаблон, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документа по типовому тексту называется типизацией документов.

Этот способ используется для построения текстов аналогичного содержания в аналогичных ситуациях делового общения в государственных учреждениях, на производстве, в торговле и т.п.

(например, Устав организации; приказы о назначении на должность, предоставлении отпуска, протокол).

Текст-трафарет — это способ фиксации информации в виде текста с пробелами, которые заполняются переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации (например, бланки справок отдела кадров, бланки текстов контрактов, договоров, командировочных удостоверений и др.).

Применение трафаретных бланков существенно сокращает время на их заполнение, т.е. на составление документа. При составлении текстов-трафаретов обязательно соблюдение правила: постоянная информация всегда предшествует переменной.

С точки зрения языковых формул «постоянная информация располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения» [22, с. 10].

Специалисты, занимающиеся вопросами документационного обеспечения управления, отмечают, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшают возможность использования трафаретных текстов как способа делового общения. Соответственно, возрастает роль владения речевыми средствами воздействия на деловых партнеров, умения не только пользоваться речевыми моделями оформления деловых бумаг, но и составления моделей по аналогии.

Классификация документов

Деятельность организаций, предприятий, фирм так или иначе связана с документацией. Классификация документов осуществляется по различным основаниям [50, с. 12].

По отражаемым в них видам деятельности документы подразделяются на две группы: (1) документы по общим и административным вопросам; (2) документы по функциям управления.

Первая группа документов — по вопросам общего руководства организацией (предприятием) и его деятельности — может составляться работниками всех подразделений.

Вторая группа документов составляется работниками финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта и др.

Документы классифицируются также

• по наименованиям: приказы, протоколы, акты, служебные записки, договоры и т.д.;

• по месту составления, внутренние (документы, составляемые между должностными лицами одной организации) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций, от частных лиц);

• по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие ряд вопросов);

• по форме: индивидуальные (когда содержание каждого документа имеет свои особенности), трафаретные (когда часть документа отпечатана, а часть заполнена) и типовые (созданные для группы однородных предприятий, организаций);

• по срокам исполнения: срочные (требующие исполнения в определенный срок) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен);

• по происхождению: служебные (затрагивающие интересы предприятия, организации, фирмы) и личные (касающиеся конкретного лица и являющиеся именными);

• по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

• по средствам фиксации: письменные, графические, фото- и кинодокументы и др.

• по форме отправления, традиционные почтовые пересылки, электронная почта, факсовые отправления.

В основном все эти официальные документы следуют по вертикали управления, снизу вверх: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения — к руководителю организации, от подведомственной организации — к вышестоящей.

Основа служебной документации — управленческие документы — организационные и распорядительные. Принято также выделять инструктивно-методические документы и коммерческую корреспонденцию.

Для всех видов служебных бумаг общим является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими государственными стандартами.

Источник: https://cyberpedia.su/14x12238.html

Языковые формулы официальных документов. Приемы унификации языка служебных документов

Приёмы унификации и типизации языка служебных документов.

В унифицированную систему организационно-распорядительной документации входит комплекс государственных стандартов, устанавливающих общие требования и формам документов, применяемых на всех уровнях управления.

Форма служебного документа – это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной связи. К элементам оформления документа относятся: наименования, различные адреса, даты.

Элементы содержания – это структурные части основного текста: обращения, мотивировки, выводы.

Форма документа определяется его назначением, типом, а также конкретным содержанием. Служебный документ имеет стандартную форму и составляется в строгом соответствии с типовым формуляром, принятым для документов данной разновидности.

В типовом формуляре закрепляются:

1)состав обязательных элементов оформления документа;

2)логическая схема документа.

Например, приказ должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия, мероприятий, которые могут быть необходимы для его исполнения, и сроков исполнения.

Текст приказа должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа.

Распорядительная часть приказа должна излагаться в повелительной форме и начинаться словом «Приказываю».

Каждый реквизит имеет строго установленный состав сведений и место их расположения. Текстовая часть организационно-распорядительного документа располагается между реквизитами «заголовок к тексту» и «отметка о наличии приложения».

Резолюция на документе датируется и подписывается. Гриф утверждения состоит из слова «Утверждаю», гриф согласования – «Согласовано». Он располагается ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Расшифровка подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должна состоять из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ.Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона располагают в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны каждого листа документа.

Стандартизация формы значительно упрощает работу с текстовой документацией.

Деловая письменная речь – одна из форм общения, языковое средство фиксации управленческой, деловой, служебной информации. Формирование официально-деловой письменной речи обусловлено необходимостью документально закреплять административные и правовые отношения.

Способ изложения в деловых документах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных.

Приемы унификации языка служебных документов

Письменный текст – это основная форма современного служебного документа, где текст связан с содержанием документа. Это следует четко себе представлять, так как само понятие «текст» имеет множество значений.

Большое значение имеет и языковой материал. Он используется в элементах оформления документа и во внетекстовых формах передачи информации – чертежах, схемах, диаграммах. Языковой материал выполняет здесь вторичную, ориентирующую функцию.

По способу синтаксиса речи, по виду ее пунктуационного и пространственно-графического оформления выделяются следующие типы текстов:

1)традиционная, линейная запись связной речи;

2)трафарет – традиционная, линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией.

При этом фактические сведения могут быть различными. Трафарет представляет собой вид формализованного текста, где заранее предусматриваются и типовая ситуация, и языковая форма, в которой эта ситуация отображается. Элементы оформления бланка содержат информацию о типе документа, о сфере его использования.

У анкеты и трафарета есть сходства, но есть и отличия, прежде всего синтаксис самого текста.

1.Анкета – это перечень заранее подготовленных вопросов. анкеты более дробное, чем трафарета и текст анкеты располагается по вертикали.

2. Еще один тип формализованного текста – таблица. В одном документе допускается сочетать тексты разных типов. Форма текстов документов зависит от информации, содержащейся в ней.

Формализованные типы текстов являются одним из главных средств унификации формы служебных документов. Составление унифицированного текста требует меньших затрат труда и времени. В унифицированном тексте адресат документа может сразу же выделить ключевые моменты сообщения.

Унификация удобна с технической точки зрения – компьютеры получают в наше время все большее распространение, и унификация документов упрощает их обработку и удешевляет использование ЭВМ.

Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании ГОСТов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования документа – объему, структуре; образцы общей формы документов – состав реквизитов, их расположение на поле бланка; требования к языку документов.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Источник: https://studopedia.ru/20_22260_yazikovie-formuli-ofitsialnih-dokumentov-priemi-unifikatsii-yazika-sluzhebnih-dokumentov.html

Унификация языка служебных документов

Приёмы унификации и типизации языка служебных документов.

Особенностью официально-делового стиля является унификация документов, т.е. установление единообразия состава и форм управленческих документов.

Унификация необходима для сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоёмкости их обработки, достижения информационной совместимости. В понятие унификации входит соблюдение следующих положений:

— объективное отражение управленческой ситуации;

— соответствие состава информации функциональному назначению документа;

— использование унифицированных речевых средств, устойчивых словосочетаний и речевых формул;

— использование терминологии, общепринятых сокращений, стандартных обозначений величин и единиц измерения;

— в общем плане унификация текста представляет собой деление информации на постоянную и переменную и разработку на этой основе трафаретных и типовых текстов.

В трафаретном тексте постоянная информация уже напечатана, а для переменной оставлены пробелы. При составлении подобного текста следует постоянную информацию располагать перед переменной.

Типовой текст – это образец, на основе которого составляется текст нового документа. Такой текст может быть представлен в виде отдельных фраз или абзацев. Для облегчения подбора рекомендуется составить каталог типовых текстов.

Характерной особенностью текста является самостоятельность.

Разумеется, она не абсолютна, поскольку текст реально функционирует только во взаимодействии с адресатом (который при восприятии текста может что-то упустить, утратить из вложенного в текст автором содержания, а что-то добавить от себя, домыслить). Самостоятельность текста подразумевает ограниченность во времени и (или) пространстве, принадлежность одному (в том числе и коллективному) автору.

Часть текста (особенно пространного) может при определенных условиях приобрести самостоятельность и стать отдельным текстом – например, глава или параграф монографии, опубликованные в виде статьи. В этих случаях структура основного текста либо претерпевает некоторые изменения, либо дается соответствующая оговорка, придающая публикации статус самостоятельного текста.

Другая особенность текста, органически связанная с первой, – целенаправленность: в тексте реализуется определенная и единая в своей комплексности цель, и каждая его часть целенаправленна.

В целевом комплексе официально-делового текста различают два подкомплекса: коммуникативную цель, которая ограничивается пределами данной коммуникативной ситуации, и экстракоммуникативную цель, выходящую за рамки данной речевой коммуникации. Иными словами, текст может определяться более узкой или более широкой коммуникативной целью, причем эти цели могут почти совпадать, а могут и весьма существенно различаться.

Еще одна особенность текста – его целостность, т.е. единство содержания и речевой формы.

Различают целостность внутренней формы (внутренняя организованность, структурность и оформленность содержания текста) и целостность внешней языково-речевой формы (оформление начала и окончания произведения, соразмерность членения на части, обозначение связей и переходов между частями, стилистическая целостность, принципы отбора номинативных единиц и т.д.).

Между этими формами существуют отношения преобладающего единства и относительной самостоятельности: создавая текст, человек занят поисками языково-речевых форм для выражения мысли, а читая текст, созданный другим, – расшифровкой, семантизацией, синтезом значений языково-речевых форм, запоминанием содержания.

Существуют три основных типа внутренних текстовых структур: предметно-логический, «плетеный» и свободный образно-ассоциативный.

Предметно-логическую структуру имеют тексты научно-учебные, официально-деловые, общественно-деловые, информационно-аналитические; плетеную – в основном публицистические; свободные образно-ассоциативные структуры характерны для художественных текстов и требуют, как правило, творческой одаренности и мастерства автора.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации. Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учёту и хранению деловой документации.

Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов, так и формы на унифицированные системы документации.

Полный перечень унифицированных систем документации и соответствующих форм документов приводится в Общероссийском классификаторе (Управленческая документация. Классификатор. – М.: «Книга-сервис», 2003).

Свойства официально-деловой речи >
Русский язык и культура речи >

Учебные работы
по всем предметам

Источник: https://dprm.ru/russkij-yazyk/unifikatsiya-yazyka-sluzhebnykh-dokumentov

Uchebnik-free
Добавить комментарий