Описание дел: виды заголовков и особенности их составления.

Описание дел: виды заголовков и особенности их составления

Описание дел: виды заголовков и особенности их составления.

Описание начинается в делопроизводстве учреждений и производится непосредственно на обложках дел в начале делопроизводственного года.

При обработке значительного комплекса документов описание в архивах производится на карточках.

На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.

Информационными характеристиками каждого дела являются:

  • название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;
  • название структурной части (функции, отрасли);
  • индекс дела по номенклатуре;
  • заголовок дела;
  • аннотация;
  • крайние даты документов дела;
  • количество листов;
  • архивный шифр.

Название учреждения является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения.

Если название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название.

Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда.

Если учреждение не имело структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например «руководство» и т.д.

Индекс дела по номенклатуре представляет собой условное (цифровое, буквенное или смешанное) обозначение порядкового номера дела по номенклатуре и структурного подразделения учреждения, к которому относится дело в соответствии с классификацией дел в учреждении. Индексы дел отражают систему организации документов в делопроизводстве. Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами.

Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные.

Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:

  • название вида или разновидности документов,
  • автор,
  • корреспондент,
  • предмет (вопрос),
  • территория (местность), к которой относится содержание,
  • хронологические даты,
  • формальные признаки документа.

Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения: предметного, номинального, авторского, корреспондентского, географического, хронологического, а также формальных признаков подлинности и копийности.

Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела.

Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распорядительные документы в делопроизводстве формируются по номинальному, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологическому признакам.

Соответственно заголовки будут содержать указание вида документов, название автора и дату, а также будет указан формальный признак подлинности или копийности.

В том случае, если при формировании был использован предметно-вопросный признак или заголовок составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано содержание документов.

Например: Протоколы №1-15 заседаний коллегии Министерства экономики Российской Федерации за январь — июль 1996 г. Подлинники.

Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информационно-аналитическая документация описывается с указанием в заголовке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях указания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и содержания самих документов.

Например: Сведения о положении военнослужащих Красной Армии в немецком плену, о деятельности испанской «Голубой дивизии» за 1940-1942 гг.

Самым сложным при составлении заголовков является определение характера дела по составу документов. Иногда в деле собраны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь, определить вид дела: материалы, дело, переписка.

Понятие материалы применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание.

Например: Материалы об организации выставок советской литературы в Лондоне, Париже, Харбине, Нью-Йорке в 1925 г. (положение, протоколы, докладные записки).

Понятие материалы применяется и в тех случаях, когда обозначаются документы-приложения к какому-либо документу.

Например: Протоколы заседаний Комитета по присуждению международных премий за 1991 г. (подлинники) и материалы к ним (стенограммы, представления, переписка).

При описании материалов после указания всех элементов заголовка в круглых скобках по значимости перечисляются основные виды документов, включенных в дело.

Понятие дело применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при описании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмотрения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмотрению споров дела.

Например: Дело об авторском праве наследников П. А. Римского-Корсакова.

Понятие переписка применяется к комплексу документов, являющихся запросами и ответами, возникающими в процессе взаимодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание.

Например: Переписка с ЦИК СССР, ПК РКП СССР, секретариатом И. В. Сталина, Главлитом о переводе и популяризации национальной литературы, об изъятии книг из печати.

Для личной переписки уместно указать и автора.

Например: Переписка Ю. С. Нечаева-Мальцева с И. В. Цветаевым и В. Д. Поленовым об архитектурном убранстве и росписи залов Музея изящных искусств художниками В. Д. Поленовым, В. М. Васнецовым, В. А. Серовым, П. В. Жуковским.

Простые заголовки наиболее полно отражают порядок формирования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных и типовых заголовков.

Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д.

Основными условиями образования обобщенных заголовков являются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д.

Например: Переписка с Можайским УИКом и Можайским УОНО об организации курсов по ликвидации неграмотности и работе школ уезда.

Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии большого количества авторов или корреспондентов, вопросов и географических понятий возможна замена ряда понятий одним родовым понятием.

Например: Протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и ученых советов университетов за 1997 г. Подлинники и копии.

Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую — обобщенный.

Сложный заголовок составляется путем сочетания:

1)простых заголовков;

2)простого и обобщенного заголовков;

3)обобщенных заголовков;

Для однородных дел в целях облегчения и достижения единства (унификации) их описания разрабатываются типовые заголовки.

В типовой заголовок входят элементы, присущие большой группе однородных дел: виды документов или дел и автор, виды документов или дел и корреспондент, виды документов или дел и содержание и т. д.

Например: Протоколы заседаний коллегии Министерства… за… год. Подлинники, копии.

К этой типовой части надо будет только добавить конкретное название министерства, проставить год и указать подлинность или копийность документа.

Аннотация документов — это краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.

Аннотироваться должны такие документы, которые содержат в себе важные сведения о наиболее выдающихся событиях и фактах.

Аннотированию подлежат воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, планы, чертежи, фотографии (иногда – документы-приложения – аннотации на научные работы, рукописи).

Аннотация составляется в трех вариантах:

1)аннотация, представляющая собой заголовок отдельного документа, например:

Письмо К.Э.Циолковского о конструировании металлического дирижабля. Л. 17-18;

2)аннотация, составляющаяся на несколько однородных документов, например:

Воззвания о заготовке продовольствия для Поволжья. Л. 14-21;

3)аннотация, содержащая краткое описание содержания документа, например:

В списке семей красноармейцев, не получивших карточки «Красная звезда», содержатся сведения о составе семей. Л. 45

В конце аннотации обязательно указываются номера листов документов, на которые составлена аннотация.

Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке (карточке) или на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом дела.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входящей регистрации.

В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних — даты составления или подписания документов.

Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.

Архивный шифр — это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.

Источник: https://students-library.com/library/read/108080-opisanie-del-vidy-zagolovkov-i-osobennosti-ih-sostavlenia

формулирование заголовков

Описание дел: виды заголовков и особенности их составления.

II. Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения

Самая сложная аналитическая работа выполняется на втором этапе разработки номенклатуры дел, когда формулируются заголовки дел и одновременно определяются/намечаются сроки их хранения. Работу на этом этапе удобно выполнять на бумажных карточках, в таблице Excel или в базе данных, что обеспечивает удобство последующей систематизации заголовков дел.

Формулирование заголовков дел означает описание состава и содержания документов, которые будут группироваться (подшиваться, формироваться) в этом деле. Описание осуществляется на основе так называемых признаков заведения дел, методологической основой выделения которых являются реквизиты документов.

Известнышесть признаков заведения дел:

  • номинальный — название вида дела (переписка, журнал, книга) или вида/разновидности документов (приказы, распоряжения, протоколы заседаний и т.п., т.к. все документы, за исключением писем, имеют название вида и «сами себя называют»);
  • авторский — название организации, структурного подразделения или должностного лица — автора документа (любой документ имеет автора, это один из идентификационных реквизитов документа);
  • предметно-вопросный — краткое содержание документов дела (текст есть в любом документе);
  • корреспондентский — название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат — основной реквизит в письме);
  • географический — название местности (территории), с которой связано содержание документов дела (используется в сочетании с корреспондентским признаком, т.к. в реквизите адресат, как правило, оформляются две части: кому и куда направляется письмо);
  • хронологический — даты (период), к которым относятся документы дела (дата — реквизит, который присутствует в любом документе).

В схеме описания состава и содержания документов дела делается также указание на копийность документов (так называемый «экспертный» признак).

При описании состава и содержания документов в заголовке дела необходимо использовать максимальное количество признаков заведения дел. Традиционно сложились следующие примерные схемы формулирования заголовков дел:

1. Вид документа — его содержание:

«Журнал регистрации поступающих документов».

2. Вид — автор — содержание:

«Приказы генерального директора по основной деятельности»;

«Приказы генерального директора по административно-хозяйственной деятельности»;

«Распоряжения Главы муниципального образования г. Верея по административно­организационным вопросам. Копии».

3. План/отчет — содержание — период:

«Годовой финансовый план на 2011 год».

4. План/отчет — автор — содержание:

«Квартальные отчеты территориальных органов о повышении квалификации и обучении сотрудников».

5. Переписка — корреспондент — содержание:

«Переписка с подведомственными территориальными органами о повышении квалификации и обучении сотрудников».

6. Переписка — корреспондент — территория — содержание:

«Переписка с подведомственными территориальными органами Центрального Федерального округа о повышении квалификации и обучении сотрудников».

7. «Документы» (обобщенное название документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства) — содержание — перечисление основных разновидностей:

«Документы о проведении аттестации сотрудников (план, программы, протоколы заседаний аттестационной комиссии)».

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разная переписка», «общие материалы» и т.п.). Неконкретные формулировки часто встречаются в делах бухгалтерии.

Например, дело«Счет 0 302 00» в бухгалтерии бюджетной организации должно быть названо «Оборотно-сальдовые ведомости по счету 0 302 00», и в это дело должны быть сгруппированы вслед за оборотно-сальдовой ведомостью счета, счета-фактуры, накладные по расчетам с поставщиками услуг по календарным периодам.

В процессе формирования дела и образования нескольких томов заголовок самого дела на обложке может уточняться, например, «Оборотно-сальдовые ведомости по счету 0 302 00 (расчеты с поставщиками услуг в 1 квартале 2011 г.)».

В случае необходимости, когда в заголовке отражается копийность документов дела, в графе номенклатуры дел «Примечание» может быть оформлена отметка о том, где хранится оригинал. Например, в примечании к делу «Положение об отделе и должностные инструкции сотрудников. Копии» может быть указано: «Подлинники — в отделе труда и заработной платы».

В процессе формулирования заголовков дел необходимо также учитывать и правила группировки документов в дела.

Так, допускается в одно дело формировать план и отчет об исполнении этого плана («Годовой план работы отдела и отчет о его выполнении»), а также план или отчет и переписку, возникшую в ходе исполнения этого плана или подготовки данного отчета («Квартальные отчеты подразделений о мероприятиях по охране труда и переписка об их составлении»).

Документы, имеющие разные сроки хранения, в одно дело не группируются, т.е. документы постоянного и временного сроков хранения должны быть сформированы в разные дела.

В дело включается только один экземпляр документа, т.е. дополнительные экземпляры, а также проекты и черновики документа (за исключением особо ценных) в дело вместе с подлинником не помещаются, как не формируются в дело и документы, требующие возврата.

В дело формируются документы одного календарного года (за исключением переходящих, судебных, личных дел и «досье»; кстати, к личным делам в обязательном порядке оформляется внутренняя опись документов дела).

Напоминаем, что в перечнях устанавливаются названия категорий документов, поэтому не следует механически переносить названия статей и формулировки перечня в конкретную номенклатуру дел.

Вместе с формулированием конкретного заголовка намечается и срок хранения документов данного дела.

Любой перечень документов со сроками хранения имеет указатель, в котором в алфавитном порядке перечисляются категории документов, виды и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей перечня, в которых установлены сроки хранения.

Как правило, срок хранения в перечне указывается с учетом экспертного признака и места составления или разработки документа, а также снабжается примечаниями, обычно содержащими условия, при которых должен соблюдаться установленный срок хранения.

Конкретный заголовок дела разработчик номенклатуры дел должен соотнести с категорией и видом документа по перечню и сделать профессиональное заключение о сроке его хранения с учетом условий, определенных перечнем.

Срок хранения дела оформляется со ссылкой на соответствующую статью перечня вместе с заголовком дела на той же бумажной карточке (в таблице Excel или в базе данных), с помощью которой ведется разработка номенклатуры дел.

Причем на карточке необходимо сначала указать название раздела или подраздела главной таблицы номенклатуры дел, в который в последующем будет оформлен конкретный заголовок дела со сроком хранения (см. Пример 3).

Рекомендуем также для удобства последующей систематизации (сортировки) заголовков отметить на карточке категорию, к которой относятся документы конкретного дела (организационные, распорядительные, учетные, переписка с гражданами, переписка с подведомственными органами и т.п.).

Следует обратить внимание и на то, что срок хранения в номенклатуре дел необходимо оформить в том виде, который установлен перечнем, включая условные сокращения, знаки препинания, примечания и условия соблюдения данного срока.

Например, при анализе документов в бухгалтерии бюджетной организации может быть оформлена следующая карточка (сделаны записи в базе данных или таблице Excel):

Пример 3

Оформление карточки, если срок хранения устанавливается по перечню документов со сроками хранения

Пример 4

Оформление карточки, если срок хранения устанавливается не по перечню

Перечни документов устанавливают сроки хранения документов:

  • конкретные (3 г., 5 л., Пост. — «постоянно») или
  • условные (с отметками «ЭК», «ЭПК», «До минования надобности», «При условии завершения ревизии» и т.п.).

Срок «5 л. ЭК» означает, что после истечения пяти лет хранения вопрос о дальнейшем хранении или выделении документов дела к уничтожению должен быть рассмотрен экспертной комиссией (ЭК) организации после проведения экспертизы ценности.

Отметки «ЭК», «ЭПК», «ЦЭК» могут означать, что в процессе экспертизы ценности часть документов дела может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Срок хранения типовых архивных управленческих документов «До минования надобности» не может быть менее одного года.

Срок хранения «Пост.» («постоянно»)в негосударственных организациях означает прежде всего «до ликвидации организации», т.е. решение о судьбе документов дела будет принимать ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий, и он не может быть менее 10 лет.

Сроки хранения документов, созданных на бумажных носителях и на электронных носителях, одинаковыи не зависят от носителя! Наоборот, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выбор носителя определяется сроками хранения документов.

Уменьшение сроков хранения, установленных перечнями типовых архивных документов или типовыми и примерными номенклатурами дел, запрещается. А увеличение сроков вполне возможно, в том числе и по решению ЭК организации.

Контрольные задания

Выберите несколько изпредложенных вариантов ответа:

1. Какие признаки заведения дел использованы в следующем заголовке дела

«Документы о проведении аттестации сотрудников (план, программы, протоколы заседаний аттестационной комиссии)»

1) предметно-вопросный

2) номинальный

3) авторский

4) хронологический

5) корреспондентский

2. Какие признаки заведения дел использованы в следующем заголовке дела

«Журнал регистрации поступающих документов»

1) хронологический

2) авторский

3) корреспондентский

4) номинальный

5) предметно-вопросный

3. Какие признаки заведения дел использованы в следующем заголовке дела

«Приказы генерального директора по административно-хозяйственной деятельности»

1) предметно-вопросный

2) корреспондентский

3) авторский

4) номинальный

5) хронологический

 4.Какие признаки заведения дел использованы в следующем заголовке дела

«Годовой финансовый план на 2011 год»

1) авторский

2) предметно-вопросный

3) корреспондентский

4) номинальный

5) хронологический

5. Какие признаки заведения дел использованы в следующем заголовке дела

«Квартальные отчеты территориальных органов о повышении квалификации и обучении сотрудников»

1) номинальный

2) авторский

3) хронологический

4) предметно-вопросный

5) корреспондентский

6. Какие признаки заведения дел использованы в следующем заголовке дела

«Переписка с подведомственными территориальными органами о повышении квалификации и обучении сотрудников»

1) номинальный

2) авторский

3) хронологический

4) предметно-вопросный

5) корреспондентский

7. Какие признаки заведения дел использованы в следующем заголовке дела

«Переписка с подведомственными территориальными органами Центрального Федерального округа о повышении квалификации и обучении сотрудников»

1) номинальный

2) предметно-вопросный

3) хронологический

4) корреспондентский

5) территориальный

Выберите один из предложенных вариантов ответа

8. Выделение дел по названию организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы — основа

1) номинального признака заведения дел

2) авторского признака заведения дел

3) предметно-вопросного признака заведения дел

4) корреспондентского признака заведения дел

9. Выделение дел по дате, к которой относятся документы дела — основа

1) географического признака заведения дел

2) хронологического признака заведения дел

3) предметно-вопросного признака заведения дел

4) номинального признака заведения дел

10. Выделение дел по виду документа — основа

1) предметно-вопросного признака заведения дел

2) авторского признака заведения дел

3) корреспондентского признака заведения дел

4) номинального признака заведения дел

11.Выделение дел по краткому содержанию документов дела — основа

1) хронологического признака заведения дел

2) предметно-вопросного признака заведения дел

3) географического признака заведения дел

4) номинального признака заведения дел

12. При разработке номенклатуры дел срок хранения документов устанавливается первоначально

1) самостоятельно службой делопроизводства

2) в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

3) по решению экспертной комиссии

13. Конкретные сроки хранения документов, не установленные перечнями и типовыми или примерными номенклатурами дел, устанавливает

1) самостоятельно служба делопроизводства

2) приказ директора организации

3) решение экспертной комиссии

14. Формулирование заголовков дел означает

1) оформление табличной части номенклатуры

2) описание состава и содержания документов, которые будут располагаться в этом деле

3) систематизация документов

Источник: http://speckms.ru/metod/nomenklatura/formulirovanie.htm

Требования к заголовкам дел и их систематизации

Описание дел: виды заголовков и особенности их составления.

Самая сложная часть работы при разработке номенклатуры дел – составление заголовков дел.

Заголовок дела должен быть сформулирован в соответствии с требованиями, указанными в Основных правилах работы архивов организаций: должен четко и в обобщенной форме отражать содержание и состав документов дела, так как именно по заголовку производится поиск необходимых документов.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «материалы»), вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Правда, могут быть отдельные исключения, обусловленные исторически сложившимися особенностями состава документации, к примеру, отложившимися в архиве организации историческими комплексами документации, название которых уже нельзя изменить (например, картографические материалы, материалы земельного кадастра).

Заголовки дел формулируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности организации. При этом используются такие признаки документов, как номинальный, авторский, корреспондентский, хронологический, предметно-вопросный, географический.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из следующих элементов:

— название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы) – это обязательные элементы заголовка;

— название автора документов (организации, структурного подразделения, комиссии, должностного лица);

— краткое содержание документов дела (о чем? по какому вопросу?);

— название адресата (или корреспондента) документа;

— название местности, с которым связано содержание документов;

— даты (периода), к которой относится содержание документов дела;

— указание копийности документов.

Не каждое дело в заголовке будет содержать все эти элементы. Набор элементов заголовка зависит от характера документов, которые будут группироваться в данном деле.

Так, период, к которому относятся документы дела, как правило, указывается в плановых и отчетных документах (годовые, квартальные, месячные). Подразумевается, что в остальных делах, где в заголовке не указан период, формируются документы текущего делопроизводственного года. Например:

Годовой план по финансовой деятельности предприятия.

Месячные отчеты о валютных расчетах с поставщиком.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, указывают названия форм, их номер или условное обозначение.

Годовой отчет о вывозе и ввозе продукции производственно-технического назначения и оказанных услугах (форма 1-пс).

Если в делах предполагается группировать документы одного вида, то формулирование заголовков не составит проблемы. Например:

Приказы руководителя организации по основной деятельности.

Протоколы заседаний Совета директоров.

Приказы (распоряжения) руководителя организации о приеме на работу.

Пример формулирования заголовков дел определенного вида:

Журнал учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

В формулировке заголовков дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

1. Если это переписка с одним корреспондентом, то необходимо указать название организации и вопрос, по которому ведется переписка:

Переписка с ЗАО «ОКМА» по вопросу поставки каучуковых деталей.

Переписка с военкоматом об учете военнообязанных.

2. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, содержится их обобщенное название:

Переписка с кадровыми агентствами по подбору персонала.

Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область, город, район), целесообразно указывать ее в заголовке:

Переписка с вузами города Перми об открытии факультетов послевузовской подготовки.

3. В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовке дел они не указываются. Заголовок содержит лишь вопрос:

Переписка об организации семинаров.

Сложнее формулировать заголовки дел, содержащих документы различных видов по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводства. В таких заголовках следует употреблять обобщающий термин — «документы». Далее указывается содержание вопроса, которому посвящены документы. В скобках необходимо перечислить основные виды документов, группируемых в данном деле.

Например:

Документы о проведении аттестации сотрудников (протоколы заседаний аттестационных комиссий, аттестационные листы, отчеты, тесты и др.).

Документы о подготовке выставки изделий фирмы (планы, графики, письма, справки и др.).

Документы о представлении к награждению и присвоению званий (справки, представления, докладные записки).

Термин «документы» используется в заголовках дел, содержащих приложения:

Документы к приказам по личному составу (заявления, докладные записки, представления, справки и др.).

Документы к протоколам заседаний Совета директоров (тексты докладов, выступлений, и др.).

Документы к проведению конкурса на замещение вакантных должностей (отчеты, списки научных работ, выписки из протоколов и др.).

Термин «дело» в заголовке используется только в том случае, если в деле будут группироваться документы, связанные последовательностью делопроизводства (судебное дело, арбитражное дело, личное дело, дело фильма):

Личное дело Семена Семеновича Семенова.

В нормативных документах не содержится особых требований к заголовкам дел для группировки электронных документов. В данном случае целесообразно придерживаться общих требований. При этом в графе «Примечания» в номенклатуре дел следует указать вид носителя и место его хранения (электронный документ: С/Мои документы/Конкурс/ Иванов).

При подготовке номенклатуры дел не всегда ясно, в какой форме будет создан документ (в обычной или электронной). Поэтому соответствующее примечание можно дать уже при работе с номенклатурой дел в течение года. Если единицей хранения будет база данных (например, база данных по персоналу организации), то в заголовке целесообразно раскрыть основное содержание этой базы.

Например:

База данных о персонале фирмы (фамилии, имена, отчества сотрудников, их возраст, адрес, паспортные данные, образование, должность, оклад, результаты аттестаций).

Некоторые документы предшествующего года (нескольких лет), необходимые в делопроизводстве, не передаются в архив, а включаются в номенклатуру дел текущего года как переходящие. В таком случае в графе «Примечания» делается соответствующая отметка.

Указание на копийность в заголовке документов делается только в том случае, если в деле будут группироваться копии документов. В таком случае после основного заголовка ставится точка и делается запись: «Копии». Слово «подлинники» не пишется. Отсутствие этого слова автоматически будет означать, что в деле группируются подлинники документов.

Просмотров 2451 Эта страница нарушает авторские права

Источник: https://allrefrs.ru/3-19157.html

Составление заголовков дел

Описание дел: виды заголовков и особенности их составления.

Заголовок деладолжен в обобщенной форме кратко иоднозначно отражать основное содержаниедокументов, поскольку поиск нужныхдокументов осуществляется именно позаголовку дела.

Заголовок содержитуказание на род заводимого дела(документы, переписка) или название видадокумента (приказы, акты и т.д.

), уточняюшиеданные о содержании документов,корреспондентах, датах, подлинностиили копиях подшитых документов.

Термин «дело»употребляется в заголовкахсудебных, следственных, личных, арбитражныхи других дел, содержащих различные повидам документы, связанные последовательностьюделопроизводства по одному конкретномувопросу, например, «Дело об открытиифилиала в г. Нижний Новгород», «Делоо выделении средств на ремент школы№2».

Термин «документы»используется в заголовках дел, содержащихдокументы по одному и тому же вопросу,но не связанных последовательностью.

При этом в составе заголовка перечиляютсяв скобках основные виды документов,например, «Документы о строительствевторого учебного корпуса (сметы расходов,планы работ, финансовый отчет, докладныезаписки, акты приема работ).

Использованиетерминов «материалы» и «документальныематериалы» ГОСТом не предусмотрено.

Заголовок дела должен состоять изэлементов, расположенных в следующейпоследовательности:

название вида документов (приказы, протоколы, переписка и пр.)

краткое содержание (например, «Протоколы совета директоров»)

период, к которому относятся документы

слово «копии», если дело сформировано из копий документов

В наименованиях дел, содержащих переписку,уточняют с кем и по какому вопросу онаведется. Если переписка ведется содним корреспондентом, его указываютв заголовке.

Если в деле содержитсяпереписка с однородными корреспондентами,или корреспондентами, расположеннымив одном регионе, их название указываетсяв обобщенном виде.

Если корреспондентовмного, в заголовке указывается тольковопрос, который обсуждается в документах,например, «Переписка о проведенииконференции по сетевому маркетингу».Взаголовке дела, содержащего распорядительнуюдокументацию указывают вид документа,автора и год.

Пример номенклатуры дел

Требования к формированиюдел

ГОСТ определяет формированиедела как групирование исполненныхдокументов в дело в соответствии сноменклатурой дел и систематизациюдокументов внутри дела. Формированиедел осуществляется в соответствии сзаголовками дел по заранее составленнойноменклатуре дел предриятия. Приформировании дел должны соблюдатьсяследующие требования:

в дело помещаются только правильно оформленные документы, работа по которым проведена

в дело подшиваются только подлинники документов или их заверенные копии

в одно дело подшиваются документы с одинаковым сроком хранения

документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело

в дело включается один экземпляр документа

в дело включаются как правило документы одного года, при ведении дела на протяжении нескольких лет, внутри него устанавливаются годовые разделители

документы внутри дела располагаются в обратной хронологической последовательности (по датам), в порядке нумерации или в алфавитном порядке

Порядок формирования дел:

Распорядительные документы формируют в дела по видам документов и по хронологии. Приказы по основной деятельности группируют отдельно от приказов по личному составу

Протоколы группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам.

Переписку формируют за календарный год в хронологической последовательности, помещая документ-ответ после документа-запроса.

Плановые и отчетные документы хранят в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или поступления.

Документы в отчетах помещают в такой последовательности: пояснительная записка, отчет, приложения.

Финансовые денежные документы группируют по номерам.

Документы в личном деле размещают в такой последовательности: внутренняя опись, заявление о приеме на работу, анкета, листок по учету кадров, автобиография, документы об образовании, выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении, дополнение к личному листку по учету кадров, дополнение к личному листку по учету поощрений, справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.п. в личное дело не подшиваются, т.к. эти сведения записываются в дополнение личному листку по учету кадров.

Индексация дел,т.е. присвоение им условных индексов,имеет большое практическое значение. В небольших организациях индекс делаявляется его порядковым номером вноменклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

Еслиноменклатура дел строится для предприятияв целом, дела делятся на тематическиеразделы, например, организация управления,финансирование, учет и отчетность,работа с кадрами и пр., каждому из которыхприсваивается номер.

При этом индексыдел включают номер раздела и номер дела,например, 3-02. Такой подход используетсяв приведенном нами примере.

Индекс

Заголовок дела

Кол-водел

Срок хранения,ст. по перечню

Примечание

1. Организация управления

1-01

Устав; нотариально заверенные копии уставных документов

Постоянно,ст. 13.а

1-02

Приказы руководства по основной деятельности

Постоянно,ст. 6 а

1-3

Распоряжения руководства по текущим вопросам производственной д-ти

5 летст. 6 в

1-04

Должностные инструкции работников предприятия

Постоянно, ст.35 а

1-05

Докладные записки сотрудников, представляемые руководству

5 лет ЭПКст. 43

1-06

Документы ревизий

Постоянно, ст.49

1-07

Решения местных органов власти и управления

ДМН, ст.16

2. Документационное обеспечение управления

2-01

Журнал регистрации исходящих документов

3 года, ст. 72 б

2-02

Журнал регистрации входящих документов

3 года, ст. 72 б

2-03

Номенклатура дел

Постоянно, ст. 67 а

2-04

Инструкция по ведению делопроизводства

Постоянност. 10

2-05

Образцы основных видов документов предприятия (с трафаретными текстами)

ДМН

2-06

Переписка

5 лет ЭПК, ст. 41

2-07

Документы по различным вопросам деятельности

ДМН

3. Организация производственной деятельности

3-01

Переписка с партнерами по вопросам совместной деятельности

5 лет ЭПКст. 224

3-02

Счета-фактуры на реализацию

5 лет ст, 150

3-03

Договоры на реализацию

5 лет ЭПК ст. 391

4. Работа с кадрами

4-01

Приказы о приеме на работу, увольнении, длительных командировках, премировании

75 лет ЭПК, ст. 336

4-02

Приказы о предоставлении от пусков, взысканиях, команди-ровках

5 летст. 343, 352

4-03

Книга учета трудовых книжек

50 лет, ст. 358 е

Журнал учета командировок и выдачи командировочных удостоверений

5 лет, ст. 358 з

5. Учет и отчетность

5-01

Годовые отчеты по основным видам деятельности

Постоянно ст. 135 б

5-02

Лицевые счета по заработной плате

75 ЭПК ст.153

5-03

Годовые бухгалтерские отчеты и балансы

Постоянност.199

5-04

Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы

5 лет ст. 136 б

5-05

Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции

5 лет ст. 150

При условии завершения проверки (ревизии)

5-06

Банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции

5 лет ст. 150

При условии завершения проверки (ревизии)

5-07

Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов

5 летст. 152

5-08

Квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей

5 летст. 150

5-09

Авансовые отчеты

5 летст. 150

5-10

книга

5 лет ст.148

При условии завершения проверки (ревизии)

5-11

Кассовая книга

5 летст. 148

При условии завершения проверки (ревизии)

5-12

Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности

Постоянност. 49

5-13

Акты приема-сдачи выполненных работ

5 лет ст. 188

(при отсутствии лицевых счетов — 75 лет)

5-14

Хозяйственные договоры

5 лет ЭПКст. 186

5-15

Договоры о материальной ответственности

5 лет ст. 189

После увольнения материально-ответственного лица

Если номенклатура дел предприятияобъединяет дела отдельных подразделений,индекс 04-02 может означать, что вноменклатуре дел подразделения, имеющегообозначение 04, дело располагается нодномером 02.

Источник: https://studfile.net/preview/3934727/page:8/

Uchebnik-free
Добавить комментарий