ЛОГИЧНОСТЬ, СТАНДАРТИЗИРОВАННОСТЬ, ДОЛЖЕНСТВУЮЩЕ-ПРЕДПИСЫВАЮЩИЙ ХАРАКТЕР КАК СВОЙСТВА ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО СТИЛЯ: СРЕДСТВА ИХ ФОРМИРОВАНИЯ.

Характеристика официально-делового стиля

ЛОГИЧНОСТЬ, СТАНДАРТИЗИРОВАННОСТЬ, ДОЛЖЕНСТВУЮЩЕ-ПРЕДПИСЫВАЮЩИЙ ХАРАКТЕР КАК СВОЙСТВА ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО СТИЛЯ: СРЕДСТВА ИХ ФОРМИРОВАНИЯ.

ТЕМА 4. ЯЗЫК И СТИЛЬ ДОКУМЕНТАЦИИ

План:

4.1. Характеристика официально-делового стиля

4.2. Требования к текстам документов

Языком делового общения является официально-деловой стиль — функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употреб­ления, обусловленных социальными задачами речевого общения.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения, по существу, являются юридические лица — организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники.

Характер и содержание информационных связей, в которые они могут всту­пать, зависят от места организации в иерархии органов управления,

ее компетенции, функционального содержания деятельности и дру­гих факторов.

Отношения между организациями устойчивы и регла­ментируются правовыми нормами, вследствие чего информационные потоки организации имеют «запрограммированный» характер, отве­чающий потребностям организации и соответствующий ее месту в системе органов управления и организаций.

Специфика делового общения выражается и в том, что автором и адресатом документа почти всегда является организация в целом — «коллективный субъект», несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписывается одним лицом — руководителем организа­ции. То же можно сказать и об адресате документа.

Другая важная характеристика документного общения — адрес­ность информации.

Управленческая информация не может быть ин­формацией «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информа­ция и некоторые другие виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес.

Более того, управленческий документ почти всегда «узко направлен», т. е. адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников.

Существенный фактор делового общения — повторяемость управ­ленческих действий и ситуаций, поскольку управленческая деятельность — это всегда «игра по правилам», что обусловливает использо­вание одних и тех же языковых средств в сходных ситуациях.

Другая характерная особенность делового общения — тематичес­кая ограниченность круга решаемых организацией задач. Функции учреждения поддаются описанию, классификации, регламентации. В результате круг вопросов, относительно которых создаются управ­ленческие документы, носит достаточно стабильный характер.

Следовательно, условия делового общения формируют следую­щие свойства управленческой информации:

· официальный характер информации;

· адресность информации;

· повторяемость информации;

· тематическая ограниченность.

Условия делового общения, кроме того, предъявляют и опреде­ленные требования к управленческой информации, от соблюдения которых зависит эффективность делового общения.

Одно из важнейших требований к управленческой информации обусловлено самой сущностью управленческой деятельности, кото­рая заключается в принятии управленческих решений с целью воз­действия управляющего органа на управляемые объекты.

Принятие решений основано на получении, переработке и использовании ин­формации.

Следовательно, эффективность управленческой деятель­ности только в том случае является достаточно высокой, когда для принятия решений используется информация актуальная, инфор­мация новая, необходимая, важная для деятельности организации.

Только получая актуальную информацию, орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Актуальность информации обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, обработки, доведения до заин­тересованных подразделений и должностных лиц.

Актуальность информации связана с целым рядом других свойств управленческой информации, в частности:

· достоверность (объективность);

· убедительность (аргументированность);

· полнота (достаточность информации) и др.

Требование достоверности (объективности) означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать не­предвзятую, бесстрастную оценку событий.

Убедительность (аргументированность) информации вызвана не­обходимостью побудить адресата совершить (или не совершить) оп­ределенные действия; от того, насколько обоснован документ, будет зависеть и его исполнение.

Требование полноты предполагает, что документ должен содер­жать всю необходимую информацию для принятия обоснованного решения.

Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован.

Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, по­рождая неоправданную переписку.

В тексте документа должен использоваться определенный язык и стиль документа. В результате многовекового развития в официаль­но-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требовани­ям, которые предъявляются к ней.

Основными особенностями официально-делового стиля являются:

· нейтральный тон изложения;

· точность и ясность изложения;

· лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон изложения — это норма официального делового общения, которая свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, их неличном характере, нали­чии определенной дистанции между ними.

Кроме того, поскольку участники делового общения действуют от имени учреждений, ор­ганизаций, предприятий, фирм, т. е. от имени юридических, а не физических лиц, субъективный момент в текстах документов сводится к минимуму.

Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и пре­уменьшения, междометия и др.).

Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания текста документа и исключения двусмысленностей.

Адек­ватность восприятия текста автором документа и его адресатом чрез­вычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности.

При этом скорость восприятия текста не имеет осо­бого значения, поскольку текст документа — это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не слуховое восприятие, и при не­обходимости он может быть перечитан. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.

Точность изложения достигается употреблением терминологи­ческой лексики, использованием устойчивых оборотов — языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др.

Ясность текста определяется прежде всего правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, про­думанностью и четкостью формулировок.

Лаконичность изложения текста — это экономное использование языковых средств, исключение речевой избыточности.

Рассмотренные особенности официально-делового стиля играют основную роль в формировании системы языковых единиц и при­емов их употребления в текстах документов.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Источник: https://studopedia.ru/3_11190_harakteristika-ofitsialno-delovogo-stilya.html

Характерные черты официально-делового стиля

ЛОГИЧНОСТЬ, СТАНДАРТИЗИРОВАННОСТЬ, ДОЛЖЕНСТВУЮЩЕ-ПРЕДПИСЫВАЮЩИЙ ХАРАКТЕР КАК СВОЙСТВА ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО СТИЛЯ: СРЕДСТВА ИХ ФОРМИРОВАНИЯ.

⇐ Предыдущая6789101112131415Следующая ⇒

Наиболее характерными чертами официально-делового стиля являются:

• лаконичность, компактность изложения;

• точность и ясность изложения, не допускающая возможности инотолкования;

• нейтральный тон изложения;

• констатирующе-предписывающий характер изложения;

• стереотипность, стандартность изложения;

• широкое использование терминов, номенклатурных наимено-­
ваний, процедурной лексики;

• слабая индивидуализация стиля.

Кроме того, специалисты отмечают такие черты официально-делового стиля, как официальность, строгость выражения мысли, а также объективность и логич­ность, которые свойственны и научной речи.

Названные чер­ты официально-делового стиля отражаются не только в систе­ме языковых средств, но и неязыковых способах оформления конкретных текстов: в композиции, рубрикации, выделении аб­зацев, т.е.

в стандартизированном оформлении многих дело­вых документов.

Лаконичность, компактность изложения. Лаконичность (краткость) изложения в официально-деловом стиле речи достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности — слов и вы­ражений, не несущих дополнительного смысла.

Кроме того, требование краткости текста непосредственно связано с уменьшением физических размеров текста и, следовательно, сокращением времени на обработку документов.

Требование краткости заставляет более четко формулировать предмет письма, экономно использовать языковые средства, исклю­чать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.

Компактность изложения (оптимально документ не должен превышать объем одной-двух страниц) сочетается в официальных бумагах с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности. Требование полноты предполагает, что официальное послание должно содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию.

Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в заявлении предмет речи должен быть точно обозначен и обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку.

Избыточность же информации приводит к тому, что документ плохо воспринимается, суть его затуманивается.

Точность и ясность изложения, не допускающая возможности инотолкования.Текст делового письма должен быть точным, ясным и понятным. Точность изложения текста обеспечивает одно­значность его восприятия адресатом, исключает всякого рода двусмысленности, недомолвки. Адекватность воспри­ятия текста автором и адресатом документа чрезвычайно важны в деловом общении.

Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию или бессмыслице. Например: обсчитать данные (глагол обсчитать имеет значение “Умышленно неверно сосчитав, недодать”, например: обсчитать покупателя.

Правильнее сказать: обработать данные); отказать под благоприятным предлогом (прилагательное благоприятный имеет два значения: 1.“Способствующий, помогающий чему-л.; удобный для чего-л.”, например: благоприятный момент, благоприятные условия; 2. “Хороший, одобрительный”, например: благоприятный отзыв.

Следовало написать: отказать под благовидным предлогом); …достигалось неугодными средствами (прилагательное неугодный имеет значение: “Нежелательный, не нравящийся кому-л”. Оно сочетается только с одушевленными существительными, например: неугодный сотрудник.

Требованию точности соответствует словосочетание …достигалось неприемлемыми (недопустимыми) средствами).

Точность изложения достигается употреблением тер­минологической лексики, использованием устойчивых оборотов, языковых формул, исключением образных слов и выражений, использованием уточнений, дополнений, причастных и деепричастных оборотов и др.

Ясность текста определяется прежде всего четкостью его композиционной структуры, отсутствием логических оши­бок, продуманностью и корректностью формулировок.

Нейтральный тон изложения.Для официально-делового стиля характерно почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств.Нейтральный тон изложения — норма официального де­лового общения.

Информация, содержащаяся в тексте слу­жебного документа, является официальной по своему характеру, а участники делового общения действуют от имени учреж­дений, организаций, предприятий, фирм, т. е. от имени юри­дических, а не физических лиц.

По этой причине личный, субъективный момент в документах должен быть, если не ис­ключен вообще, то сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоцио­нально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, междометия и др.).

Это, однако, не означает, что все виды документов в равной мере лишены эмоций. Так, например, цель большинства деловых писем — заинте­ресовать адресата, убедить его, заставить действовать в нужном для автора направлении, одним словом, письмо должно производить нужное автору впечатление.

Деловое письмо не достигнет своей цели, если будет лишено эмо­циональной окраски, однако эмоциональность, даже экс­прессивность служебного письма должны быть скрытыми, завуалированными. Эмоциональность служебного письма должна быть не языковой, а содержательной и быть скрыта за внешне спокойным, нейтральным тоном изложения.

Констатирующе-предписывающий характер изложения. Особенность делового стиля — констатирующе-предписывающий характер изложения, имеющий подтекст дол­женствования или обязательности действий, например: Фирма предлагает продукцию ведущих европейских фирм.

Программа предусматривает приобретение новой техники. Износ медицинской техники составляет 80%. ОАО «Птицевод» выделен беспроцентный кредит в размере 650 тыс. рублей. Комиссия провела проверку и установила…

Констатирующе-предписывающий характер создается в текстах независимо от того, какая форма глагола исполь­зуется: настоящего или прошедшего времени. В приведен­ных примерах настоящее время глагола выступает в форме настоящего предписывающего. То же значение приобре­тает и прошедшее время глагола.

Многие глаголы, употребляемые в официально-деловой речи, содержат тему предписания или долженствования: за­претить, разрешить, обязать, указать, назначить и под. Отмечается высокий процент употребления глаголов в фор­ме инфинитива, что также связано с предписывающей функ­цией официально-деловых текстов.

Глагольная форма обо­значает не постоянное или обычное действие, а действие, ко­торое законом предписывается произвести в определенных условиях, например: обвиняемому обеспечивается право на защиту.

Стереотипность, стандартность изложенияпроявляется прежде всего в использовании устойчивых языковых оборотов (языковых клише). Устойчивые языковые обороты — следствие регламентиро­ванности деловых отношений, повторяемости управлен­ческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.

Кроме выражения типового содержания, устойчивые языковые обороты нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими видовую принадлежность делового письма: Гарантируем возврат кредита в сумме… до…; Оплату гарантируем.

Наши банковские реквизиты…

Устойчивые языковые обороты — это результат уни­фикации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однознач­ность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Широкое использование терминов и номенклатурной лексики.В официально-деловом стиле имеет место тенденция к со­кращению числа значений слов, к однозначности используе­мых слов и словосочетаний, стремление к терминологизации речи.

Термины — слова или словосочетания, которым при­писаны определенные научные или специальные понятия.

Термины, используемые в переписке, — это, во-первых, отраслевая терминология, отражающая содержание пред­метной области, которой посвящено содержание письма, и, во-вторых, термины документационного обеспечения управления.

Употребление терминов в строго фиксированном зна­чении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигаются использованием терминологичес­ких словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии.

Термины, употребляемые в сфере документационного обеспечения управления, за­фиксированы в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». При употреблении терминов в деловой переписке необ­ходимо следить за тем, чтобы они были понятны не толь­ко автору, но и адресату.

Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, необходимо поступить одним из следующих способов: дать официальное определение термина; расшифровать значение термина словами нейтральной лексики; убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

К терминам примыкает огромный пласт номенклатурной лексики: номенклатура наименований: АООТ «Олимп», ИЧП «Старт», ФСБ и т. п.

; номенклатура должностей: менеджер по продажам, рекламный
менеджер, генеральный директор, коммерческий директор;
номенклатура товаров:ЗИЛ-130, электропривод СП-6М, бензин А-76 и т. п.

Однородность стилистической окраски лексики деловой пись­менной речи достигается и за счет высокой частотности так назы­ваемой процедурной лексики, представляющей в тексте документа конкретное действие, предмет или признак в официально-право­вой интерпретации: нарушение трудовой дисциплины (это может быть опоздание, прогул, явка на работу в нетрезвом виде и т.д.), срыв графика поставок (задержка в пути, несвоевременная отгрузкатовара и т.д.), нести ответственность (подвергаться в случае нарушений штрафам, материальным взысканиям, уголовному пре­следованию и т. д.). Как видно из приведенных примеров, процедурная лексика — это лексика с обобщенным значением, которое в высокой степени свой­ственно и терминированной лексике: предприятие — фирма, концерн, холдинг, картель, синдикат; товар — консервы, термосы, автомобили, обувь и т. д.

Процедура представления связана не только с предпочтением обобщенной семантики, предпочтением родовых лексем видовым: продукция — книги, буклеты, доски, гвозди..

, помещение — комната, квар­тира, зал, постройка — сарай, дом, ларек и т. д.

, но и с тяготением к расчлененным понятиям как действий, так и предметов: производить расчет — рассчитываться; торговый процесс — торговля; денежные средства — деньги.

Термины и процедурная лексика составляют опорную, стилеобра-зующую лексику языка документов, составляющую по отдельным жанрам от 50 до 70% всех словоупотреблений.

Важнейшей особенностью процедурной и терминологической лек­сики является то, что слово используется в тексте в одном возмож­ном значении.

Однозначность контекстного употребления обусловлена тематикой документа. Стороны обязуются обеспечить взаимные бартерные поставки…

При всей многозначности слово «стороны» прочитывается толь­ко в юридическом аспекте — «юридические лица, заключающие до­говор».

Высокая степень обобщенности и абстрактности основной стилеобразующей лексики (расторжение, обеспечение, потери, расчет, работа, разногласия, изделие, наименование и т. п.) в деловой пись­менной речи сочетается с конкретностью значения номенклатур­ной лексики.

Номенклатурная лексика с ее конкретно-денотативным значени­ем как бы дополняет высокий уровень обобщенности терминов и про­цедурной лексики. Эти типы слов используются параллельно: в тек­сте договоров -термины и процедурная лексика, в приложениях к договорам — номенклатурная лексика. В опросных листах, реестрах, спецификациях, заявках и т. п. термины как бы получают свою рас­шифровку.

Спецификация

Бензин А-76

Мазут

Цемент

Рубероид

Калькуляция

подготовка оригинала макета

изготовление и подготовка формы

переплетные работы

В текстах документов не допускается употребление бранных слов и вообще сниженной лексики, разговорных выражений и жаргонизмов, тем не менее в язык деловой переписки попадают профессиональные жаргонные слова: неучтенка, кадровик, платежка, накидка, незавершенка, обналичка и т. п. Использование подобной лексики в деловых письмах так же неуместно, как использование канцеляризмов в бытовой бесе­де, поскольку использование ее закреплено только за устной сферой общения, и отвечать требованию точности она не может.

⇐ Предыдущая6789101112131415Следующая ⇒

Дата добавления: 2014-11-10; просмотров: 9533. Нарушение авторских прав

Рекомендуемые страницы:

Источник: https://studopedia.info/1-63528.html

Языковые особенности официально-делового стиля

ЛОГИЧНОСТЬ, СТАНДАРТИЗИРОВАННОСТЬ, ДОЛЖЕНСТВУЮЩЕ-ПРЕДПИСЫВАЮЩИЙ ХАРАКТЕР КАК СВОЙСТВА ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО СТИЛЯ: СРЕДСТВА ИХ ФОРМИРОВАНИЯ.

СТИЛИ РУССКОГО ЯЗЫКА

Знание функциональных стилей языка и умение использовать их – один из показателей речевой культуры.

Функциональный стиль – это употребление литературного языка в определенной сфере человеческой деятельности.

Каждый функциональный стиль отбирает и организует языковые средства (слова, морфологические формы, синтаксические конструкции) в зависимости от условий и задач общения.

Очень важно знать и тонко чувствовать специфические особенности каждого функционального стиля, умело пользоваться языковыми средствами в зависимости от цели и места речевого общения, владеть речевыми жанрами как устной, так и письменной речи различных функциональных стилей.

Различают разговорный и книжные стили. К книжным стилям относятся научный, публицистический, официально-деловой и стиль художественной литературы.

Каждый стиль литературного языка имеет свои лексические, морфологические, синтаксические особенности.

ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ: СТИЛЕВЫЕ И ЖАНРОВЫЕ ОСОБЕННОСТИ

Сфера функционирования – административно-правовая.

Ведущая функция – информативная(предписывающая, констатирующая). Основная форма реализации – письменная.

Специфичные стилевые черты:

1) точность изложения, не допускающая возможности инотолкований; детальность изложения;

2) долженствующе-предписывающий характер изложения;

3) объективность;

4) логичность;

5) стереотипность, стандартизованность изложения;

черта официальной бумаги — ее стандартная форма: все заявления, доверенности, справки и другие деловые бумаги пишутся одинаково. Поскольку значительная часть текста таких бумаг повторяется во всех документах данного типа, для многих из них существуют просто бланки, на которых повторяющийся текст уже напечатан. Чтобы получить необходимый документ, следует просто заполнить бланк.

6) Документ официально-делового стиля отличается отсутствием эмоциональной окрашенности, сухостью.

7) Не используется повествование.

К особым стилевым признакам можно отнести следующие:

Лексические особенности

использование профессиональной (например, дипломатической, юридической, бухгалтерской и др.) терминологии (протокол, контракт, санкция и т.п.);

·канцеляризмов (нижеподписавшийся, вышеозначенный, запротоколировать);

·штампов (за отчетный период).

Не используется эмоционально-окрашенная и разговорная лексика.

Морфологические особенности

·широкое употребление отглагольных существительных (усыновление, освидетельствование и др.); существительных, обозначающих профессии, должности, звания (бухгалтер, почтальон, майор и др.

); названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (работодатель, свидетель, заказчик и др).

(Примечание: во избежание неточностей, существительное не заменяется местоимением и повторяется даже в рядом стоящих предложениях);

·местоимений 3 лица (2 и 1 лицо не используются);

·активное употребление инфинитивов;

·кратких прилагательных со значением долженствования (должен, обязан, подотчетен, необходим);

·отыменных предлогов (в целях, в ходе, во избежание, по линии, на предмет и др.);

Синтаксические особенности

·употребление инфинитивных и безличных конструкций со значением долженствования (Принятые общим собранием решения должны быть выполнены к концу второго квартала);

·пассивных конструкций (Оплата гарантируется; Запрос получен);

·осложнение простых предложений многочисленными обособленными оборотами, однородными членами, часто выстраивающимися в длинную цепь пунктов, что влечет за собой увеличение размеров предложения до нескольких сотен словоупотреблений (до 2000 слов и более);

·преобладание союзных связей над бессоюзными;

·преимущественное использование косвенной речи

Таблица

Языковые особенности официально-делового стиля

Языковые средства Примеры
Уровень языка: лексика
Канцеляризмы (то есть слова, которые за пределами делового стиля не употребляются). Надлежащий, вышеуказанный, нижеподписавшийся, поимено­ванный.
Сложносокращенные слова, графические сокращения при строго установленных правилах их сокращения.  Технадзор, Минэнерго, обл. (область), зав. (заведующий), чл.-корр. (член-корреспондент), и т. д. (и так далее), см. (смотри).
Стандартные формы изложения документа (штампы).     Принимая во внимание; в целях обеспечения; за отчетный период; отмечены следующие недостатки; в духе взаимопонимания; договаривающиеся стороны; прослушав и обсудив; привлечь к ответственности; на основании вышеизложенного.
Уровень языка: морфология
Преобладание имен существительных (особенно образованных от глаголов) Выполнение, решение, указание, принятие, вручение;
Почти полное отсутствие личных местоимений 1-го и 2-го лица и соответствую­щих форм глагола (исключе­ние составляют заявления, доверенности и другие спе­циальные документы, а также приказы, где используется форма – приказываю).Я, Петрова Нина Васильевна, доверяю Петровой Анне Ива­новне… получить мою стипендию…; Прошу освободить меня от учебных занятий…
Употребление глаголов в неопределенной форме, а также преобладание форм настоящего времени со значением долженствования и предписания. Зачислить, уволить, назначить, одобрить инициативу, рекомендуется удержать, следует рассмотреть.
Использование форм мужского рода при наименовании женщин по профессии.Учитель Т. П. Петрова, начальник участка И. Г. Хохлова.
Языковые средства Примеры
Замена простых предлогов (из-за, по и др.) именными.  Ввиду недостатка в продовольствии, в связи с началом отопительного сезона, согласно приказу.
Обязательное использование прописной буквы в личном и притяжательном место­имении. Прошу Вашего согласия, обращаюсь к Вам с просьбой.
Большое количество причастных и деепричастных оборотов. Права, передаваемые правительству; принимая во внимание.
Уровень языка: синтаксис
Использование сложных синтаксических построений с большим числом обособленных и уточняющих оборотов, однородных членов, вводных и вставных конструкций.     Я, Иванова Светлана Павловна, студентка 1 курса филологи­ческого факультета Саратовского государственного университета, доверяю Петровой Анне Ивановне, проживающей по адресу: г. Саратов, ул. Хмельницкого, д. 3, кв. 5; паспорт: серия 1-БИ, № 354974, выдан Октябрьским ОВД г. Саратова 3 мая 1985 г., получить мою стипендию в сумме 220 (двести двадцать) рублей.
Употребление безличных предложений со значением предписания, приказа, необходимости. Необходимо улучшить, поручить старосте, представить справку, считать необходимым, усилить контроль.

ЛИЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

1. Вид документа

Характеристика – документ, который содержит отзыв, заключение коллектива или руководителя о чьей-либо трудовой, учебной и общественной деятельности; социально-значимых качествах.

Расположение и смысловое наполнение частей

Характеристика студента:

1) оценка учебной деятельности,

2) оценка научной деятельности,

3) оценка общественной жизни,

4) оценка черт характера (принципиален, бесконфликтен, пунктуален).

Характеристика сотрудника:

1) оценка профессиональной деятельности,

2) оценка изобретательской деятельности,

3) оценка общественной жизни,

4) оценка черт характера – (организаторские способности).

Клишированные конструкции

1. Наименование документа

Существуют 2 нормы: литературная норма – Р.п. без предлога (характеристика кого?);

Канцелярская норма – в силу традиции Р.п. с предлогом (характеристика на кого?)

2. Указание ФИО характеризуемого, его должность и место работы (учебы)

3. Собственно текст характеристики. В конце характеристики должно быть указание на то, с какой целью дается характеристика (Пр. Характеристика выдана для представления в райвоенкомат).

4. Подпись руководителя организации.

5. Внизу документа слева помещается название должности руководителя, а справа, после его собственноручной подписи, в скобках указывается фамилия и инициалы подписавшегося.

Образец

В аттестационную комиссию Института

профессиональных бухгалтеров

ХАРАКТЕРИСТИКА

на Никонову А.А.

Никонова Алла Анатольевна работает в ЗАО «Дента» с 12.03.2000 в должности главного бухгалтера. В круг должностных обязанностей Никоновой А.А. входит:

· организация бухгалтерского учета на предприятии;

· составление годовой и квартальной бухгалтерской и статистической отчетности;

· организация работы кассы предприятия и контроль за соблюдением финансовой дисциплины;

· формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах финансовой деятельности предприятия.

За время работы Никонова А.А. зарекомендовала себя грамотным, квалифицированным специалистом. К исполнению служебных обязанностей относится ответственно и добросовестно.

Дисциплинированна, постоянно повышает свой профессиональный уровень. В 2003 г. закончила курсы повышения квалификации Государственной финансовой академии. Активно передает свои знания подчиненным сотрудникам, являясь опытным наставником.

В общении вежлива, тактична, пользуется заслуженным уважением сотрудников.

Генеральный директор ЗАО «Дента» В.И. Разин

2. Вид документа

Заявление– документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Расположение и смысловое наполнение частей

Расположение частей заявления:

1) наименование пишется вверху с отступом в треть строки;

2) фамилия, имя и отчество заявителя — под адресатом, с предлогом от или без него; предлог обязателен, если рядом оказываются две фамилии (директору школы Степанову М.А. отНадеждиной М.К.)

3) после слова заявление ставится точка, если нет предлога от;

4) текст заявления пишется с красной строки;

5) дата ставится слева; подпись — справа.

2. Оформление наименования адресата:

если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже; если это название должностного лица — в дательном падеже.

Часто задают следующие вопросы.

Слово «заявление» пишется с прописной или со строчной буквы?

Ставится ли точка после слова «заявление»?

Как правильно: заявление Иванова или заявление от Иванова?

1. Слово «заявление» – это заголовок документа. По общим правилам:

весь заголовок может быть написан прописными буквами (обыкновенно, если текст заявления набран на компьютере или написан на заготовленном бланке: ПРИКАЗ; ЗАЯВЛЕНИЕ) – после заголовка в этом случае точка не ставится.

2. Только первая буква заголовка прописная (обыкновенно в рукописных заявлениях: Приказ; Заявление) – точка в этом случае также не нужна.

Клишированные конструкции

1) просьба выражается:

Прошу + инфинитив (разрешить, допустить и т.п.) Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление, на выезд и т.п.)

2) конструкции для ввода аргументации: ввиду того что…; в связи с тем, что…; на основании того, что; потому что…; так как…; учитывая (ч т о ?)…

Образец

Директору ООО «Плюс» Иванову И.И.

инженера Петрова П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу командировать меня в Санкт-Петербург сроком 10 дней для прохождения стажировки.

Дата Подпись

3. Вид документа

Доверенность —документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего — получить что-либо).

Источник: https://poisk-ru.ru/s35832t6.html

Отличительные свойства официально-делового стиля

ЛОГИЧНОСТЬ, СТАНДАРТИЗИРОВАННОСТЬ, ДОЛЖЕНСТВУЮЩЕ-ПРЕДПИСЫВАЮЩИЙ ХАРАКТЕР КАК СВОЙСТВА ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО СТИЛЯ: СРЕДСТВА ИХ ФОРМИРОВАНИЯ.

Сфера функционирования, основная функция и основная форма речи официально-делового стиля. Подстили официально-делового стиля. Основные жанровые разновидности официально-делового стиля. Стилеобразующие черты официально-делового стиля. Понятие документа. Функции документов. Понятия формы и реквизита документа

Официально-деловой стиль представляет собой совокупность языковых средств, которые обслуживают право: сферу официально-деловых отношений, т.е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями и частными лицами.

Выделяют три разновидности официально-делового стиля: канцелярский (собственно деловой (заявление, доверенность, объяснительная и докладная записки, автобиография и т.д.)), юридический (язык законов и указов (закон, устав, кодекс, договор и т.д.

)) и дипломатический (акт – закон, устав государственных органов или постановление общественных организаций; пакт – международный договор, соглашение; хартия – документ важного общественно-политического значения; нота – официальное дипломатическое обращение одного правительства к другому; обращение – призыв, речь или просьба, обращенные к кому-нибудь; декларация – официальное или торжественное программное заявление; меморандум – дипломатический документ с изложением взглядов правительства на какой-нибудь вопрос, вручаемый представителю другой страны; коммюнике – официальное сообщение по вопросам международного значения и т.д.).

Стилеобразующие черты официально-делового стиля:

1. императивность (предписывающее-долженствующий характер речи);

2. точность, не допускающая разночтений;

3. логичность;

4. официальность;

5. бесстрастность;

6. неличный характер речи.

Основным типом текста официально-делового стиля является документ (деловая бумага, обладающая юридической силой). Документ является основанием или средством регулирования управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. Форма и язык документов стандартизированы и унифицированы (соответствуют единому образцу).

В социальном плане любой документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные потребности людей. Среди функций документа выделяют общие и специальные. Общие функции документа:

информационная: любой документ создается для сохранения информации;

социальная: документ является социально значимым объектом, так как порожден той или иной социальной потребностью;

коммуникативная:документ выступает в качестве средства связи между органами государства, между организациями и частными лицами;

культурная:документ – средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.

Специальные функции документа:

управленческая:документ является инструментом управления (управленческие документы: плановые, отчетные, организационно-распорядительные);

правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судебного доказательства может быть любой документ;

функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества (в частности, коллектива, организации и т.п.).

Форма документа – сумма реквизитов документа и содержательно-композиционная схема (т.е. их взаимосвязь, последовательность и расположение). Разные типы документов требуют и различной жесткости в соблюдении их формы. Так, объяснительная записка может быть написана в бо­лее свободной форме, чем заявление, обязательна при этом лишь «шапка», т.е. начальные реквизиты документа.

Нормы официально-делового стиля, во-первых, регламенти­руют отбор языкового материала, во-вторых, определяют законо­мерности построения самого текста документа.

Всякий документ может быть рассмотрен как ряд постоянных элементов содержа­нияреквизитов, расположенных в определенном порядке.

На­пример, заявление как жанр документа включает: 1) данные об адресате, 2) об адресанте, 3) наименование жанра (заявление), 4) собственно содержание заявления, 5) опись документальных приложений, 6) дату, 7) подпись автора документа.

Сведения о наборе реквизитов различных документов, после­довательности их расположения можно получить в специальных справочниках по составлению документации, в частности в государ­ственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. — М., 1997).

Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Вид документа должен соответствовать данной ситуации и компетенции учреждения. Форма документов разных видов унифицирована для удобства пользования.

В тексте документов обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения.

Для облегчения восприятия документа рекомендуется начинать документ с изложения существа вопроса: просьбы, предложения, а затем подкреплять их обоснованиями.

Некоторые документы могут состоять из одной части: заявление, письмо, приказ.

Документы неоднородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразной является не только форма, но и содержание (паспорт, дипломы, аттестаты).

В другую группу входят документы более частного характера, ограниченные областью применения и краткосрочностью действия. Эти документы имеют унифицированную форму, но вариативное содержание, т.е.

могут различаться по имеющейся в них информации.

Каждый документ имеет определен­ную текстовую форму.

Существует несколько типов записи текстов. Во-первых, это может быть линейнаязапись, при которой текст излагается в до­статочно свободной форме, поскольку содержание подобных до­кументов зависит в каждом случае от конкретных обстоятельств.

Таким образом оформляются заявление, автобиография, раз­личные договоренности. Во-вторых, документ может быть оформлен по заранее изготовленному трафарету. Так оформля­ются справки, контракты, договоры. В-третьих, документ может представлять собой таблицу, которую необходимо заполнить.

Подобным образом заполняются финансовые ведомости. В-чет­вертых, оформление документа может заключаться в заполне­нии анкеты, например, личного листка по учету кадров.

Наконец, в-пятых, документ может представлять собой текст-аналог, по образцу которого составляются многие документы подобного типа. Примерами таких текстов являются приказы, решения, постановления.

Официально-деловому стилю свойственны:

1) четкость и конкретность изложения;

2) неэмоциональность изложения;

3) предписывающе-долженствующий (императивный) характер речи;

4) достоверность (объективность) информации (сообщение деловой информации должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Таким образом, достигается безупречность в юридическом отношении);

5) максимальная краткость, лаконизм формулировок;

6) стабильность;

7) замкнутость;

стандартизация (стандартизированность языка при изложении типовых ситуаций делового общения) и унификация. Стандартизированность деловой речи – одна из наиболее приметных черт официально-делового стиля.

В чем проявляется процесс стандартизации? Во-первых, в широком использовании готовых, уже утвердившихся словесных формул, трафаретов, штампов (в целях, в соответствии с, в связи с и т.д.

), что намного упрощает и облегчает процесс составления типовых текстов деловых бумаг; во-вторых, в частой повторяемости одних и тех же слов, форм, оборотов, конструкций, в стремлении к однотипности способов выражения мысли в однотипных ситуациях, в отказе от использования выразительных средств языка.

1. нейтральный тон изложения (недопустимо использование лексико-фразеологических средств разговорного, просторечного характера; диалектных, профессионально-жаргонных слов; нелитературных вариантов словоизменения и словообразования, разговорных синтаксических конструкций; оценочных слов, высоких или сниженных слов (шутливых, ироничных и т.п.), образных выражений;

2. соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.

Основная цель официально-делового стиля является сообщение (деловой текст – информативный текст). Это влечет за собой максимально строгий и сдержанный характер изложения, использование стилистически нейтральных и книжных элементов, исключено использование экспрессивно и эмоционально окрашенных слов, образных средств, слов в переносном значении. Основная форма речи – письменная.

Для делового текста характерна предельно сжатая информа­тивность, поэтому пишущий должен стремиться к строгому и сдержанному характеру изложения, к использованию стилисти­чески нейтральных и книжных элементов. В деловых текстах ис­ключено использование экспрессивно окрашенных языковых средств (разговорно-просторечной лексики, слов в переносном значении, междометий, разговорных конструкций).

Источник: https://studopedia.su/14_169419_otlichitelnie-svoystva-ofitsialno-delovogo-stilya.html

Uchebnik-free
Добавить комментарий