39.Первичное наблюдение в бух.учете

Тема 7. Первичное наблюдение в бухгалтерском учете

39.Первичное наблюдение в бух.учете

Лекция 1. Документы, значение, классификация

Вопросы:

1. Документы, значение и классификация.

Вопрос 1. Документы, значение и классификация.

Наблюдение является важнейшим элементом метода бухгалтерского учета. Его цель — убедиться в том, что объекты бухгалтерского учета действительно изменились, и зафиксировать эти изменения по количеству, качеству, стоимости и т. д.

Известны два приема первичного наблюдения: документация и инвентаризация.

Документация — строго регламентированное отражение данных об изменениях в составе имущества и обязательств предприятия под влиянием хозяйственных операций на информационных носителях стандартной формы.

С помощью документации работники бухгалтерии имеют возможность отслеживать и контролировать хозяйственные операции прямо, непосредственно, а также опосредованно с участием должностных лиц, за которыми, на основе договора, закреплена полная материальная ответственность по сохранности и целевому использованию того или иного вида имущества предприятия. Эти должностные лица называются материально ответственными.

Непосредственное документальное наблюдение осуществляется бухгалтером, когда он калькулирует себестоимость выпущенной предприятием продукции, рассчитывает прибыль, амортизацию основных средств, налоги и т. д.

Опосредованное наблюдение бухгалтер ведет на основании документов, выписываемых материально ответственными лицами при совершении хозяйственных операций.

Вся система первичного наблюдения работает по принципу: «Каждая хозяйственная операция оформляется документом, на основании которого делается вывод о том, что имущество или обязательства предприятия действительно изменились. Если документ отсутствует, значит изменений не произошло».

Однако такой подход к организации учета на предприятии не ' дает полной гарантии того, что операций действительно не было или, наоборот, они имели место.

Речь идет не только о возможных ошибках в оформлении документов, но и о так называемом «недокументированном» изменении в имуществе предприятия (например, в результате хищений материальных ценностей; уменьшения их количества при хранении из-за физико-химических процессов: усушки, утруски и т. д). Поэтому, кроме документации используют другой прием бухгалтерского учета — инвентаризацию. Инвентаризация позволяет сопоставить и отрегулировать учетные данные об имуществе (обязательствах) в соответствии с их фактическим наличием.

Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгалтерском учете без оформления ее соответствующими документами.

Документ (дословно «образец», «доказательство») — это письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции и праве на ее совершение, а также об объеме имущества (обязательств), состояние которых при этом изменилось.

Несмотря на развитие безбумажной технологии, обусловленной использованием персональных компьютеров, первичные документы не теряют своего значения и остаются основными носителями информации.

Документирование хозяйственных операций является важным элементом метода бухгалтерского учета:

· документы отражают динамику собственности;

· на основании документов производятся записи в бухгалтерских регистрах;

· при проведении налоговых проверок документы имеют значение письменных свидетельств, подтверждающих факт совершения хозяйственных операций, либо определяющих право на их совершение;

· документы служат средством проверки правильности и достоверности отражения совершаемых операций;

· подписи должностных и материально-ответственных лиц обеспечивают доказательственную силу документов.

Каждый документ, в зависимости от своего назначения, заключает в себе конкретную информацию и исполняет определенные функции. Одни документы содержат большие объемы данных, другие – предоставляют пользователям редкие и даже уникальные сведения, третьи – используются исключительно для проверки уже существующей информации.

Документпредставляет собой письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение действительного осуществления этих операций.

Документация –один из элементов метода бухгалтерского учета. Она является способом сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершившихся хозяйственных явлениях, а также осуществления последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета.

Независимо от способов записи исходных данных каждая хозяйственная операция должна быть оформлена документом в момент и по месту ее совершения. Оформление хозяйственных документов называется документацией.

Сфера применения документов на предприятии велика. Они используются для управления финансово-хозяйственной деятельностью: распоряжения на совершение хозяйственных операций даются в форме документов (приходных и расходных кассовых ордеров, счетов, накладных, командировочных удостоверений и т. д.).

Для работников, исполняющих эти распоряжения (кассиров, кладовщиков и других материально ответственных лиц), документы служат основанием совершаемых ими операций.

На основании документов осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств собственника и экономической целесообразностью совершаемых хозяйственных операций.

Предварительный контроль осуществляет управленческий персонал: технолог — при установлении лимитов отпуска материалов со склада в производство; экономист — при нормировании затрат труда, директор и главный бухгалтер — при подписании документа, содержащего распоряжение о совершении той или иной хозяйственной операции.

Текущий контроль осуществляется в момент совершения хозяйственной операции. Например, кладовщик при отпуске материалов в производство мастеру цеха на основании лимитно-заборной карты контролирует количество материалов, отпущенных мастеру, а мастер — количество материалов, отданных под его ответственность кладовщиком.

Последующий контроль осуществляется бухгалтером при приеме и обработке документов, поступивших от материально ответственных лиц, а также должностными лицами в форме ревизий, аудиторских и прочих проверок.

На основании документов, в процессе анализа хозяйственной деятельности, может быть дана оценка и установлены причины того или иного состояния управляемой подсистемы (например, ритмичности выполнения производственной программы, контрактов на отгрузку продукции и т. д.).

Юридическое (правовое) значение документов проявляется в том, что они имеют доказательственную силу, подтверждая факт совершения хозяйственной операции или правильность записи в бухгалтерском учете.

Например, товарно-транспортная накладная юридически подтверждает факт поступления материалов, оборудования или прочих ценностей на предприятие от поставщика; факт отгрузки готовой продукции покупателю и т.

д.

Для отражения различных сторон хозяйственной деятельности на предприятии применяются самые разнообразные формы и виды документов. Правильному составлению документов и использованию в учете помогает их классификация.

Схематично это выглядит следующим образом (см. схему 23). Классификация документов имеет не только теоретическое, но и большое практическое значение, так как, зная особенности каждого документа, можно рационально его использовать в управлении хозяйственной деятельностью.

По назначению документы делятся на: распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции (доверенность на получение материальных ценностей; чек на получение наличных денег с расчетного счета; приказ о предоставлении работнику отпуска и т. д.).

В них нет информации, подтверждающей факт совершения хозяйственной операции. Поэтому на основании таких документов записи в бухгалтерском учете не делаются.

Однако, проверив их, бухгалтер может установить лиц, ответственных за выполнение отданного распоряжения.

Оправдательные (или исполнительные) документы составляются в момент совершения хозяйственной операции и представляют собой первый этап их учетной регистрации (товарно-транспортная накладная; приходный кассовый ордер; расходный кассовый ордер и т. д.).

Документы бухгалтерского оформления составляются 6yxraлтером для упрощения и технической подготовки к дальнейшему отражению в учете операций, зафиксированных в распорядительных или оправдательных документах. Они не имеют самостоятельного значения, т. е.

без распорядительных или оправдательных документов не могут служить основанием для совершения операции или подтверждением ее совершения (накопительная ведомость для группировки однородных хозяйственных операций; расчет заработной платы работникам за время отпуска и т.д.), т.к.

оправдывают факт совершения операции.

Комбинированные документы содержат признаки и выполняют функции двух или трех типов документов, охарактеризованных выше. Их применение позволяет значительно сократить количество записей, облегчить и ускорить процесс бухгалтерской обработки (авансовый отчет; расчетно-платежная ведомость и пр.).

По месту составления документы делятся на внешние и внутренние.

Внешние поступают на предприятие от других, связанных с ним юридических лиц (например, платежное требование или счет поставщика).

Внутренние документы составляются должностными лицами самого предприятия по совершенным им хозяйственным операциям (платежное требование или счет к покупателю, приходные и расходные кассовые ордера и т. д.).

По порядку составления документы делятся на первичные и сводные.

С помощью первичного документа впервые отражают совершившуюся хозяйственную операцию (приходные и расходные кассовые ордера, товарно-транспортные накладные, платежные требования, платежные поручения и т. д.).

Сводные документы составляют на основании нескольких ранее оформленных первичных документов с целью их группировки и обобщения (отчет кассира; отчет о движении материалов по складу; выписка банка с расчетного счета; авансовый отчет и т. д.).

По способу использования и по охвату хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы применяют для регистрации одной или нескольких операций, записываемых в документ одновременно (приходные и расходные кассовые ордера; накладные и т. д.).

Накопительные документы применяют для регистрации однородных операций, периодически повторяющихся в течение определенного периода: недели, декады, месяца.

Их использование значительно сокращает количество выписываемых документов, упрощает технику их обработки (лимитно-заборная карта).

По количеству отражаемых объектов (позиций) документы делятся на однопозиционные и многопозиционные.

Однопозиционные (или однострочные) документы отражают хозяйственную операцию, затронувшую один вид материальных ценностей, запись в них делается одной строкой. Многопозиционные (или многострочные) документы отражают хозяйственную операцию, затронувшую несколько видов материальных ценностей, запись в них делается несколькими строками (позициями).

По степени использования вычислительной техники для выписки документов они подразделяются на выписываемые от руки и с помощью ЭВМ.

По виду носителей информации документы делятся на бумажные, выписываемые на бумаге, и безбумажные, существующие в виде электронных таблиц, хранящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных дисках, лентах и т. д.

Требования, предъявляемые и оформлению документов, регламентируются Законом «О бухгалтерском учете и отчетности Республики Беларусь».

Каждый бухгалтерский документ должен быть оформлен так, чтобы в нем были все сведения, необходимые для исчерпывающего представления о совершенной операции, а также обладать доказательной силой.

Эти сведения являются составными элементами документа и называются его реквизитами. К числу реквизитов, обязательных для каждого вида документов, относятся:

♦ название документа и его номер;

♦ дата и место составления;

♦содержание хозяйственной операции и основание ее осуществления;

♦измерители операции в натуральном и денежном выражении;

♦должности, фамилии, имя, отчество, подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления.

Схема 21. Реквизиты документа.

В некоторых документах указывают также адреса сторон, участвовавших в совершении операции, а подписи лиц, ответственных за оформление документов, заверяются печатью предприятия. В зависимости от особенностей хозяйственной операции возможно наличие и других реквизитов.

Порядок заполнения первичных документов и сроки сдачи их в бухгалтерию регламентированы должностными инструкциями материально ответственных лиц.

  ЧЕТКОСТЬ   ДОСТОВЕРНОСТЬ     ЯСНОСТЬ

требует

требует контролирует

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ МАТЕРИАЛЬНО-ОТВЕТСТВЕН-НЫХ ЛИЦ

контролирует

требует

имеет содержит содержит

Схема 22. Значение документов.

Схема 23. Классификация документов.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Источник: https://studopedia.ru/3_42392_tema--pervichnoe-nablyudenie-v-buhgalterskom-uchete.html

Планово-экономический отдел

39.Первичное наблюдение в бух.учете

Для получения учетных показателей об объектах учета, используемых в процессе управления производством, в бухгалтерском учете используется ряд специфических приемов, которые в совокупности составляют его метод. Метод бухгалтерского учета состоит из четырех основных элементов:

  • Элементы первичного наблюдения за объектами бухгалтерского учета;
  • Элементы стоимостного измерения объектов бухгалтерского учета;
  • Элементы взаимосвязанного отражения, обобщения и соизмерения информации об объектах бухгалтерского учета;
  • Элементы полного обобщения информации об объектах бухгалтерского учета.

Элементы первичного наблюдения за объектами бухгалтерского учета.

К ним относятся:

  • документация;
  • инвентаризация.

Для того чтобы изучить и исследовать объекты бухгалтерского учета, обобщить и соизмерить информацию о них, необходимо прежде всего организовать первичное наблюдение и регистрацию данных об этих объектах. Результаты первичного наблюдения должны быть зафиксированы на материальном носителе информации.

Следовательно, документация — это средство регистрации результатов наблюдения за объектами бухгалтерского учета.

В практике хозяйствования происходят такие изменения в составе объектов бухгалтерского учета, как, например, естественная убыль хранящихся материалов, хищения, которые не могут быть оформлены документально в ходе самого процесса.

Такие явления можно выявить только путем сопоставления фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета. Фактическое же наличие может быть установлено лишь в процессе инвентаризации.

Инвентаризация представляет собой способ выявления фактического наличия хозяйственных средств, источников и хозяйственных процессов.

Таким образом, документация и инвентаризация обеспечивают контроль за сохранностью объектов бухгалтерского учета.

Элементы стоимостного измерения объектов бухгалтерского учета.

К ним относятся:

Для обобщения и соизмерения в учете различных его объектов необходимо их измерить. При наличии товарно-денежных отношений экономически обоснованным единым измерителем в бухгалтерском учете выступает денежный измеритель.

Для получения обобщающих показателей в едином измерителе все объекты бухгалтерского учета, выраженные в натуральных показателях, пересчитываются по действующим ценам в стоимостные показатели.

Затраты труда и другие объекты учета, выраженные в трудовом измерителе, пересчитываются в денежный по нормативам и ставкам оплаты труда. Такой прием называют оценкой, т. е.

оценка — это способ денежного измерения объектов бухгалтерского учета.

Стоимостное измерение информации не может ограничиться только оценкой. Для управления хозяйственными. процессами необходимо иметь информацию о затратах предприятия на производство единицы продукции, работ и услуг. Такую информацию можно получить с помощью специального расчета, называемого калькуляцией. Калькуляция представляет собой способ исчисления себестоимости продукции, работ и услуг.

Элементы взаимосвязанного отражения, обобщения и соизмерения информации об объектах бухгалтерского учета.

К ним относятся:

Для обеспечения сохранности информации о состоянии объектов бухгалтерского учета, а также для наблюдения за изменениями, происходящими в составе средств, источников и хозяйственных процессов, необходимо обобщать и отражать результаты наблюдения.

Такое обобщение и отражение объектов бухгалтерского учета достигаются с помощью счетов и двойной записи.

Счета бухгалтерского учета — это способ отражения наличия и движения объектов бухгалтерского учета.

Двойная запись — это способ отражения на счетах бухгалтерского учета различных изменений, происходящих в составе хозяйственных средств, источников и хозяйственных процессов после каждой хозяйственной операции.

Элементы полного обобщения информации об объектах бухгалтерского учета.

К ним относятся:

Системность бухгалтерского учета предполагает не только локальное (в счетах), но и полное обобщение и соизмерение всей информации о состоянии объектов учета, характеризующие результаты всей хозяйственной деятельности. Для этого применяют прием балансового обобщения информации о состоянии хозяйственных средств и их источников.

Баланс представляет собой способ группировки и обобщения наличия хозяйственных средств, источников и хозяйственных процессов на определенную дату в денежном измерителе.

Периодическое обобщение информации о хозяйственных процессах и других важнейших объектах бухгалтерского учета обеспечивается в бухгалтерской отчетности.

Отчётность — это способ получения итоговых показателей о работе предприятия за определенный период времени.

Все перечисленные элементы метода бухгалтерского учета являются очень важными и, будучи тесно взаимосвязанными, дополняют друг друга. Так, например, баланс является наиболее важной формой бухгалтерской отчетности, которая составляется на основании записей на счетах. В свою очередь, записи на счетах осуществляются на основании надлежаще оформленных документов методом двойной записи.

Источник: http://www.peo.su/?p=708

Первичное наблюдение в бухгалтерском учете

39.Первичное наблюдение в бух.учете

                                    СОДЕРЖАНИЕ  

    Введение.

  1. Документы как источник первичной информации

    2.Классификация документов

        3.Организация документооборота

        4.Инвентаризация и ее место в первичном учете

        Заключение.

       Используемая литература. 

                                             Введение 

Для того чтобы эффективно управлять деятельностью предприятия, принимать правильные и своевременные решения по ходу и реализации хозяйственной деятельности, надо иметь достаточный объем информации, и в первую очередь учетной информации.

Эта информация о фактическом состоянии и результатах хозяйственной деятельности в процессе хозяйственного учета, под которым понимается количественное отражение и качественная характеристика всех фактов хозяйственной деятельности.

 

Одной из основных стадий (звеньев) метода бухгалтерского учета является

первая стадия – стадия регистрации, часто называемая наблюдением. Основная цель наблюдения – убедиться в том, что объект учета или изменения в его составе, объеме, качестве и т.д. действительно имели место.

Наблюдение в бухгалтерском учете ведется за теми объектами, которые составляют его предмет – основными средствами, материалами, средствами в процессе производства, денежными средствами, источниками собственных средств, задолженностью и т.д.

На этой стадии начинается бухгалтерский учет происходящих изменений в стоимости объектов бухгалтерского учета под воздействием хозяйственных процессов путем отражения факта совершения хозяйственной операции и фиксирования изменений в стоимости объекта учета.

Для этого в бухгалтерском учете применяют два особых приема – документация и инвентаризация. Строгая и полная документальность – необходимое условие ведения бухгалтерского учета.     

1.Документы как источник первичной информации

Для непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо фиксировать каждую хозяйственную операцию. Все финансово-хозяйственные операции должны быть оформлены на основании должным образом составленных оправдательных документов.

С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета – документация. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность, бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Она используется для организации сплошного и непрерывного учета оборота средств предприятия, источников их формирования и операций с ними.

При помощи документации осуществляется первичное наблюдение и учетное отражение хозяйственных операций, закрепляется ответственность работника за полученные ценности. 

Первичный документ – оправдательный документ по совершению хозяйственной операции (письменное доказательство), на основании которого ведется бухгалтерский учет. Документ – основа и начало учетных записей, средство при помощи которого осуществляются финансово-хозяйственная деятельность, оперативное руководство и управление организацией. 

Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов. 

Документы имеют также контрольное значение, так как дают возможность предупреждать случаи хищения, контролируя сохранность ценностей. Они являются основой при проведении аудиторских проверок, документальных ревизий, анализа результатов работы организации. 

Все документы имеют реквизиты (от латинского reguisitum – нужное, требуемое), т.е. показатели, характеризующие хозяйственную операцию. Реквизиты бывают обязательные и дополнительные.

К обязательным реквизитам относятся: наименование документа, наименование организации, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции, подписи лиц, ответственных за эту операцию, и др.

К дополнительным реквизитам относятся: адрес и телефон организации, указание сторон, участвующих в совершении данной операции, и др. 

Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация. 

Унифицированные документы – это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение при совершенствовании учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к их составлению, систематизирует учет, устраняет произвольные и устаревшие формы, способствует рациональной организации учета.

К таким документам относятся: приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, требования, лимитно-заборные карты, счета-фактуры и др. 

Стандартизация документов – установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов. Это позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение. 

К заполнению документов предъявляются такие требования, как своевременность, достоверность, способ заполнения, исправление ошибочных записей. 

Своевременность – документы должны составляться, как правило, в момент совершения операции или непосредственно по окончании операции. 

Достоверность – в документах должны быть заполнены все реквизиты, которые отражают достоверные данные. 

Способ заполнения – пастой шариковых ручек, автоматизированным путем и т.д. Он должен быть заполнен четко, без помарок, свободные строки – прочерчиваются. Перечень лиц, имеющих право подписи, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. 

Исправление ошибочных записей – в учетные документы можно вносить исправления (кроме кассовых, банковских и др.) корректурным способом, т.е. зачеркивается одной чертой неправильный текст или сумма, пишется исправленный текст или сумма, оговаривается надписью «исправлено», ставится дата исправления, что подтверждается подписью лиц, подписавших данный документ.

Таким образом, документация применяется для непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета, которым необходимо фиксировать каждую хозяйственную операцию.

Документация обеспечивает точность, достоверность, бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

При помощи документации осуществляется первичное наблюдение и учетное отражение хозяйственных операций, закрепляется ответственность работника за полученные ценности.          

    

               2. Классификация документов
 Для правильного применения документов необходима их разносторонняя характеристика, т.е. классификация:     
Распорядительные – содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Например, платежное поручение банку на перечисление задолженности по налоговым платежам. Оправдательные – подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Например, счета которые подтверждают произведенные расходы. Документы бухгалтерского оформления – составляются работниками бухгалтерии: справки, расчеты и др.Комбинированные документы – одновременно выполняют функции распорядительных, оправдательных, бухгалтерского оформления: приходные, расходные кассовые ордера и др.Первичные – составляются на каждую отдельную хозяйственную операцию в момент ее совершения: акт на списание основных средств и др.Сводные – оформляются на основании ранее составленных первичных документов: отчеты кассира и др.Разовые – применяются лишь однажды для отражения операций или нескольких одновременно совершаемых операций: расчетная, расчетно-платежная ведомости и др.Накопительные – составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения: лимитно-заборные карты на отпуск материалов со склада организации и др. Внутренние – составляются для отражения внутренних операций в организациях: накладная на внутреннее перемещение материалов и др.         Внешние – заполняются вне пределов данной организации и поступают уже в заполненном виде.Первичные документы  для придания им юридической силы имеют ряд обязательных показателей:-   наименование документа (формы), код формы;-   дата составления;-   наименование организации;-   содержание хозяйственной операции-   измерители хозяйственной операции-  наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;-   личные подписи указанных лиц.В зависимости  от технологии обработки в документ могут быть внесены дополнительные показатели:
  • Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов, если реквизиты не заполнены, делается прочерк. Записи в документах делаются средствами, обеспечивающими сохранность записей длительное время.
  • Если в тексте или цифрах документа допущена ошибка, делается исправительная запись и заверяется подписью уполномоченного лица. В кассовых документах исправления не допускаются.
  • Поступающие в бухгалтерию документы проверяют по форме – устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей; арифметическую проверку – правильность подсчетов; по существу – устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают обработке: проводят таксировку, группировку, контировку .Таксировка –  денежная оценка указанных в документе материальных ценностей, затрат труда и др.Группировка –  подбор однородных документов в пачки, на основе групп первичных документов составляют сводные документы;Контировка – определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документе.После проведения контировки данные документов отражаются на счетах бухгалтерского учета, а документы сдаются в архив.Существуют требования к хранению документов: документы  должны переплетаться в пачки, раскладываться в хронологии. Для упорядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел, который имеет следующую форму:Дела из архива выдаются только по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соответствии с законодательством РБ.Перечень и  сроки хранения документов в организации, а также порядок их передачи в  архив утверждены Инструкцией Главного архивного управления, в которой указано, какие документы должны сдаваться в архив, а какие по истечении срока уничтожаться в организации. Квартальные балансовые отчеты хранятся 5 лет; главные книги и журналы, акты ревизий 5 лет; годовые балансы –10 лет; лицевые счета работников – 75 лет.Таким образом, форма документа определяется совокупностью показателей и их расположением в документе. Наименование показателей и их состав зависят от типа отражаемой хозяйственной операции. А также для хранения документов ведется регистрационный журнал архивных дел, которые выдают журналы из архива только по письменному распоряжению главного бухгалтера.

    

                                                      3. Организация документооборота
 Документооборот – движение документов от момента их составления или поступления от других организаций, лиц до исполнения или отправки, передачи в архив или уничтожения. К основным принципам документооборота относятся: кратчайший путь прохождения и минимальный срок обработки на каждой инстанции. Поэтому понятие  документооборота включает в себя: график прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и отражением на счетах бухгалтерского учета. Документооборот позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые работают с данными документами. При составлении  графика должны быть соблюдены следующие  требования:   – в  документах, принимаемых бухгалтерией, должны быть заполнены все реквизиты;   – при  приемке документов производится проверка по существу, по форме, арифметическая;   – исправления  в документах должны быть произведены  корректурным способом и т.д. При составлении  графика документооборота главный  бухгалтер устанавливает круг лиц  работящих с определенными документами. До их сведения доводятся правила  оформления, сроки представления  в бухгалтерию этих документов. Таким образом, организация документооборота имеет большое значение, так как усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета.

4.Инвентаризация и ее место в первичном учете 

Инвентаризация – способ контроля за сохранностью средств предприятия и правильностью отражения их в бухгалтерском учете. Объектами инвентаризации являются не только имущество (материалы, основные средства, товары, нематериальные активы и др.), но и финансовые обязательства (кредиторская задолженность, кредиты банка, займы и др.). 

Источник: https://www.stud24.ru/accounting/pervichnoe-nabljudenie-v-buhgalterskom-uchete/118756-349429-page1.html

Вопрос 1. Документы, значение и классификация

Наблюдениеявляется важнейшим элементом методабухгалтерского учета. Его цель —убедиться в том, что объекты бухгалтерскогоучета действительно изменились, изафиксировать эти изменения по количеству,качеству, стоимости и т. д.

Известны два приемапервичного наблюдения: документация иинвентаризация.

Документация— строго регламентированное отражениеданных об изменениях в составе имуществаи обязательств предприятия под влияниемхозяйственных операций на информационныхносителях стандартной формы.

Спомощью документации работникибухгалтерии имеют возможность отслеживатьи контролировать хозяйственные операциипрямо, непосредственно, а такжеопосредованно с участием должностныхлиц, за которыми, на основе договора,закреплена полная материальнаяответственность по сохранности ицелевому использованию того или иноговида имущества предприятия. Этидолжностные лица называются материальноответственными.

Непосредственноедокументальное наблюдение осуществляетсябухгалтером, когда он калькулируетсебестоимость выпущенной предприятиемпродукции, рассчитывает прибыль,амортизацию основных средств, налогии т. д.

Опосредованное наблюдениебухгалтер ведет на основании документов,выписываемых материально ответственнымилицами при совершении хозяйственныхопераций.

Вся система первичногонаблюдения работает по принципу: «Каждаяхозяйственная операция оформляетсядокументом, на основании которогоделается вывод о том, что имущество илиобязательства предприятия действительноизменились. Если документ отсутствует,значит изменений не произошло».

Однакотакой подход к организации учета напредприятии не ' дает полной гарантиитого, что операций действительно небыло или, наоборот, они имели место.

Речьидет не только о возможных ошибках воформлении документов, но и о такназываемом «недокументированном»изменении в имуществе предприятия(например, в результате хищенийматериальных ценностей; уменьшения ихколичества при хранении из-зафизико-химических процессов: усушки,утруски и т. д). Поэтому, кроме документациииспользуют другой прием бухгалтерскогоучета — инвентаризацию. Инвентаризацияпозволяет сопоставить и отрегулироватьучетные данные об имуществе (обязательствах)в соответствии с их фактическим наличием.

Ни одна хозяйственнаяоперация не может быть отражена вбухгалтерском учете без оформления еесоответствующими документами.

Документ(дословно «образец», «доказательство»)— это письменное свидетельство о фактесовершения хозяйственной операции иправе на ее совершение, а также об объемеимущества (обязательств), состояниекоторых при этом изменилось.

Несмотряна развитие безбумажной технологии,обусловленной использованием персональныхкомпьютеров, первичные документы нетеряют своего значения и остаютсяосновными носителями информации.

Документирование хозяйственных операцийявляется важным элементом методабухгалтерского учета:

  • документы отражают динамику собственности;

  • на основании документов производятся записи в бухгалтерских регистрах;

  • при проведении налоговых проверок документы имеют значение письменных свидетельств, подтверждающих факт совершения хозяйственных операций, либо определяющих право на их совершение;

  • документы служат средством проверки правильности и достоверности отражения совершаемых операций;

  • подписи должностных и материально-ответственных лиц обеспечивают доказательственную силу документов.

Каждыйдокумент, в зависимости от своегоназначения, заключает в себе конкретнуюинформацию и исполняет определенныефункции. Одни документы содержат большиеобъемы данных, другие – предоставляютпользователям редкие и даже уникальныесведения, третьи – используютсяисключительно для проверки ужесуществующей информации.

Документпредставляетсобой письменное распоряжение насовершение хозяйственных операций илиписьменное подтверждение действительногоосуществления этих операций.

Документация– один изэлементов метода бухгалтерского учета.Она является способом сплошного инепрерывного отражения хозяйственныхопераций с целью получения необходимыхсведений о совершившихся хозяйственныхявлениях, а также осуществленияпоследующих записей в системе счетовбухгалтерского учета.

Независимоот способов записи исходных данныхкаждая хозяйственная операция должнабыть оформлена документом в момент ипо месту ее совершения. Оформлениехозяйственных документов называетсядокументацией.

Сфераприменения документов на предприятиивелика. Они используются для управленияфинансово-хозяйственной деятельностью:распоряжения на совершение хозяйственныхопераций даются в форме документов(приходных и расходных кассовых ордеров, счетов, накладных, командировочныхудостоверений и т. д.).

Для работников,исполняющих эти распоряжения (кассиров,кладовщиков и других материальноответственных лиц), документы служатоснованием совершаемых ими операций.

На основании документов осуществляетсяпредварительный, текущий и последующийконтроль за сохранностью средствсобственника и экономическойцелесообразностью совершаемыххозяйственных операций.

Предварительныйконтроль осуществляет управленческийперсонал: технолог — при установлениилимитов отпуска материалов со складав производство; экономист — принормировании затрат труда, директор иглавный бухгалтер — при подписаниидокумента, содержащего распоряжение осовершении той или иной хозяйственнойоперации.

Текущийконтроль осуществляется в моментсовершения хозяйственной операции.Например, кладовщик при отпуске материаловв производство мастеру цеха на основаниилимитно-заборной карты контролируетколичество материалов, отпущенныхмастеру, а мастер — количество материалов,отданных под его ответственностькладовщиком.

Последующийконтроль осуществляется бухгалтеромпри приеме и обработке документов,поступивших от материально ответственныхлиц, а также должностными лицами в формеревизий, аудиторских и прочих проверок.

Наосновании документов, в процессе анализахозяйственной деятельности, может бытьдана оценка и установлены причины тогоили иного состояния управляемойподсистемы (например, ритмичностивыполнения производственной программы,контрактов на отгрузку продукции и т.д.).

Юридическое(правовое) значение документов проявляетсяв том, что они имеют доказательственнуюсилу, подтверждая факт совершенияхозяйственной операции или правильностьзаписи в бухгалтерском учете.

Например,товарно-транспортная накладная юридическиподтверждает факт поступления материалов,оборудования или прочих ценностей напредприятие от поставщика; факт отгрузкиготовой продукции покупателю и т.

д.

Дляотражения различных сторон хозяйственнойдеятельности на предприятии применяютсясамые разнообразные формы и видыдокументов. Правильному составлениюдокументов и использованию в учетепомогает их классификация.

Схематичноэто выглядит следующим образом (см.схему 23). Классификация документов имеетне только теоретическое, но и большоепрактическое значение, так как, знаяособенности каждого документа, можнорационально его использовать в управлениихозяйственной деятельностью.

Поназначению документы делятся на:распорядительные, оправдательные,бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительныедокументы содержат распоряжение овыполнении той или иной хозяйственнойоперации (доверенность на получениематериальных ценностей; чек на получениеналичных денег с расчетного счета;приказ о предоставлении работникуотпуска и т. д.).

В них нет информации,подтверждающей факт совершенияхозяйственной операции. Поэтому наосновании таких документов записи вбухгалтерском учете не делаются.

Однако,проверив их, бухгалтер может установитьлиц, ответственных за выполнениеотданного распоряжения.

Оправдательные(или исполнительные) документы составляютсяв момент совершения хозяйственнойоперации и представляют собой первыйэтап их учетной регистрации(товарно-транспортная накладная;приходный кассовый ордер; расходныйкассовый ордер и т. д.).

Документыбухгалтерского оформления составляются6yxraлтером для упрощения и техническойподготовки к дальнейшему отражению вучете операций, зафиксированных враспорядительных или оправдательныхдокументах. Они не имеют самостоятельногозначения, т. е.

без распорядительных илиоправдательных документов не могутслужить основанием для совершенияоперации или подтверждением ее совершения(накопительная ведомость для группировкиоднородных хозяйственных операций;расчет заработной платы работникам завремя отпуска и т.д.), т.к.

оправдываютфакт совершения операции.

Комбинированныедокументы содержат признаки и выполняютфункции двух или трех типов документов,охарактеризованных выше. Их применениепозволяет значительно сократитьколичество записей, облегчить и ускоритьпроцесс бухгалтерской обработки(авансовый отчет; расчетно-платежнаяведомость и пр.).

Поместу составления документы делятся на внешние и внутренние.

Внешние поступаютна предприятие от других, связанных сним юридических лиц (например, платежноетребование или счет поставщика).

Внутренниедокументы составляются должностнымилицами самого предприятия по совершеннымим хозяйственным операциям (платежноетребование или счет к покупателю,приходные и расходные кассовые ордераи т. д.).

По порядкусоставления документы делятся напервичные и сводные.

https://www.youtube.com/watch?v=Ng4Ifp0Mgog

Спомощью первичного документа впервыеотражают совершившуюся хозяйственнуюоперацию (приходные и расходные кассовыеордера, товарно-транспортные накладные,платежные требования, платежные порученияи т. д.).

Сводные документы составляютна основании нескольких ранее оформленныхпервичных документов с целью ихгруппировки и обобщения (отчет кассира;отчет о движении материалов по складу;выписка банка с расчетного счета;авансовый отчет и т. д.).

Поспособу использования и по охватухозяйственных операций документыделятся на разовые и накопительные.

Разовыедокументы применяют для регистрацииодной или нескольких операций, записываемыхв документ одновременно (приходные ирасходные кассовые ордера; накладныеи т. д.).

Накопительные документы применяютдля регистрации однородных операций,периодически повторяющихся в течениеопределенного периода: недели, декады,месяца.

Их использование значительносокращает количество выписываемыхдокументов, упрощает технику их обработки(лимитно-заборная карта).

Поколичеству отражаемых объектов (позиций)документы делятся на однопозиционныеи многопозиционные.

Однопозиционные(или однострочные) документы отражаютхозяйственную операцию, затронувшуюодин вид материальных ценностей, записьв них делается одной строкой.Многопозиционные (или многострочные)документы отражают хозяйственнуюоперацию, затронувшую несколько видовматериальных ценностей, запись в нихделается несколькими строками (позициями).

По степенииспользования вычислительной техникидля выписки документов они подразделяютсяна выписываемые от руки и с помощью ЭВМ.

Повиду носителей информации документыделятся на бумажные, выписываемые набумаге, и безбумажные, существующие ввиде электронных таблиц, хранящиеся впамяти ЭВМ, на магнитных дисках, лентахи т. д.

Требования,предъявляемые и оформлениюдокументов, регламентируются Законом«О бухгалтерском учете и отчетностиРеспублики Беларусь».

Каждый бухгалтерскийдокумент должен быть оформлен так, чтобыв нем были все сведения, необходимыедля исчерпывающего представления осовершенной операции, а также обладатьдоказательной силой.

Эти сведенияявляются составными элементами документаи называются его реквизитами. К числуреквизитов, обязательных для каждоговида документов, относятся:

♦ названиедокумента и его номер;

♦ датаи место составления;

♦содержание хозяйственной операции и основание ееосуществления;

♦измерители операции в натуральном и денежномвыражении;

♦должности,фамилии, имя, отчество, подписи лиц,ответственных за совершение операциии правильность ее оформления.

Источник: https://studfile.net/preview/5270082/page:32/

Uchebnik-free
Добавить комментарий