35. Правила оформления документов. Речевой этикет в документе.

Правила оформления документов. Речевой этикет в документе

35. Правила оформления документов. Речевой этикет в документе.

  • Наиболее значимым с точки зрения типизации ситуаций общения является фактор цели, поскольку именно цель совершения речевого действия обусловливает тип и стиль создаваемого документа.
  • Решение тех или иных задач делового общения реализуется в речевых действиях, ключевым словом которых является так называемый глагол-действие: просим, предлагаем, направляем, прилагаем, рекомендуем, сообщаем, гарантируем и т. д.
  • Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги.

От того, как составлено и оформлено письмо, во многом зависит отношение адресата к автору письма. Поэтому в письме важно все — качественно или нет выполнен бланк организации и конверт, хорошего ли качества бумага используется для письма, грамотно ли составлено письмо с точки зрения орфографии, пунктуации и стилистики, как изложены и интерпретированы автором факты

Главное правило переписки — лица, участвующие в ней, должны быть вежливы и пунктуальны, заставлять корреспондента ждать недопустимо. За рубежом принято, что ответ на любое письмо должен быть дан в течение недели; у нас в стране ситуация несколько отличается, однако с точки зрения этикета нельзя заставлять партнера ждать слишком долго.

Если обстоятельства складываются так, что ответ в установленный срок дать нельзя, рекомендуется с извинениями сообщить об этом адресату, указав объективные причины задержки ответа и примерный срок окончательного решения. В служебной переписке не используют категоричный тон, иронические или тем более грубые выражения.

То, что можно смягчить в личном общении интонацией или легкой улыбкой, в письме будет воспринято в буквальном смысле; поэтому этикет делового письма требует, чтобы выражения, которые могут показаться кому-то резкими, смягчались использованием глаголов в сослагательном наклонении (например: «Нам бы не хотелось распространять информацию о наших клиентах без их ведома») или вводными конструкциями (например: «К сожалению, наша организация не располагает сейчас необходимыми материалами…»). Этикет способствует тому, что, как бы в данный момент ни складывались отношения с партнером по служебной переписке, надежда на возможность сотрудничества в будущем тем не менее должна сохраниться. Больше всего затруднений вызывает обычно вопрос, как правильно с точки зрения этикета обратиться к адресату. Самым распространенным и нейтральным является использование в письме обращения к адресату по имени-отчеству с добавлением прилагательного «уважаемый», причем обращение размещается посередине листа двумя-тремя межстрочными интервалами ниже реквизита «Адресат», например:

Уважаемый Иван Иванович!

Если автор письма не знает имени-отчества адресата, а располагает лишь сведениями о его фамилии, допускается использовать в обращении выражение «Уважаемый коллега (Иванов)!» или «Уважаемый господин Петров!»; несколько устаревшим является обращение «Уважаемый товарищ Сидоров!».

Прилагательное «Уважаемый» прекрасно сочетается также с наименованием звания, должности или социального положения, например: «Уважаемый господин предприниматель!», «Уважаемый господин директор!».

Если письмо адресовано известному деятелю культуры, науки или искусства, вместо слова «уважаемый» лучше использовать его синонимы «многоуважаемый» или «глубокоуважаемый» в сочетании с именем-отчеством адресата, например: «Глубокоуважаемый Юрий Владимирович!» К судье принято обращаться «Ваша честь» (хотя Гражданский процессуальный кодекс РФ рекомендует обращение «Уважаемый суд»), к лицам духовного звания — «Преосвященнейший владыко!». Обращение «Дорогой (дорогая)» в официальной переписке также допускается только в сочетании с именем-отчеством и подразумевает наличие длительных и особенно доверительных отношений с адресатом. 
Особое внимание надо уделить правильному написанию наименования должности, фамилии, имени и отчества в адресе и приветствии. Прежде чем писать письмо, нужно сформулировать цель его составления и тщательно подойти к выбору фактов и аргументов. Письмо должно быть написано в дружеском тоне, располагающем к сотрудничеству. Каждая фраза должна соответствовать достижению желаемого эффекта.

Однако самыми важными в письме являются первый и последний абзацы.

Первый абзац письма должен содержать краткое изложение существа дела, но написать его надо так, чтобы первые фразы не настраивали адресата против автора письма, а, напротив, учитывали точку зрения адресата, его желания, интересы и потребности.

В заключительной фразе письма рекомендуют выразить надежду на плодотворное сотрудничество. Перед подписью обычно пишут «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Из переписки на иностранных языках в русскую корреспонденцию перекочевало выражение «Искренне Ваш(а)».

Этикет требует, чтобы ответ на письмо, автором которого является руководитель организации, подписывало должностное лицо равного ему ранга, т. е. тоже руководитель организации. Однако если инициативное письмо было подписано заместителем руководителя, то ответ может быть подписан как заместителем, так и самим руководителем.

В письменной речи, в отличие от устной, необходимость использования этикетных средств остается неизменной. В значительной степени оно определяется жанром послания (письма-приглашения, письма-поздравления, письма-соболезнования), социальным статусом адресата, о котором уже шла речь.

Деловые письма-приглашения и поздравления включают много этикетных фраз.

Вместо этикетной рамки (слов приветствия и прощания) в деловых письмах используются обращения: Уважаемый Николай Иванович! Уважаемый г-н Бобылев! В конце письма перед подписью помещают заключительную формулу вежливости: Искренне Ваш!, С уважением; С искренним почтением!; С наилучшими пожеланиями!; Заранее благодарны за ответ! и т.п.

За этими заключительными репликами вежливости следует самоименование должностного лица, подписывающего документ, и его подпись. В самоименование включаются указание на занимаемую должность и название организации, если письмо направляется не на бланке учреждения, в противном случае — только должность.

Начальник Главного

Управления образования 

 ______(Подпись)      Е.Я.Коган

Директор Воскресенского

ПАТП   ______ (Подпись) 

 В.В.Сиволобов

И.о. начальника Главного

Управления образования                  

Самарской области    _____ (Подпись) 

 В.А.Прудникова

Или

Генеральный директор       _________   (Подпись) 

 С.А.Прохоров

Главный бухгалтер   ______  (Подпись)      М.И.Притула

Если письмо направляется от имени Ученого совета какого-либо научного заведения, самоименование представляет собой указание на ту роль, которую то или иное лицо выполняет в данном органе:

Председатель Ученого совета института 

_____ (Подпись)      П.Н. Сергеев

Секретарь Ученого совета  _______   (Подпись) 

 Л. Д. Сухов

Источник: https://www.myunivercity.ru/%D0%94%D0%B5%D0%BB%D0%BE%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B8%D0%B7%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE/%D0%9F%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%B8%D0%BB%D0%B0_%D0%BE%D1%84%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F_%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%B2_%D0%A0%D0%B5%D1%87%D0%B5%D0%B2%D0%BE%D0%B9_%D1%8D%D1%82%D0%B8%D0%BA%D0%B5%D1%82/290970_2773940_%D1%81%D1%82%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%86%D0%B01.html

30 Вопрос (Правила оформления документов. Речевой этикет в документе)

35. Правила оформления документов. Речевой этикет в документе.

Дляоформления документов существуютопределенные правила ГОСТа, при нарушениикоторых документ будет считатьсянедействительным.

Например,текст печатают через некоторые интервалы.Если документ формата А5, можно печататьчерез один интервал. При изданиитипографским способом применяют дваинтервала. Первая строка печатаетсячерез пять знаков от границы поля.Документы со сроком хранения до трехлет печатают на обеих сторонах листа.

В документах из двух и более страницвторая и последующие страницы должныбыть пронумерованы. Тексторганизационно-распорядительногодокумента излагают от третьего илипервого лица. Составные элементы датыприводят в одной строке в следующейпоследовательности: день, месяц, год.

Вактах, служебных письмах, приказах иином можно применять словесно-цифровойспособ оформления дат.

Вофициальных текстах не должно бытьразнобоя в написании имен, географическихназваний, терминов, должностей и т. д.Современная деловая речь пестритспециальными словами и разного родапрофессионализмами, которые зачастуюзаписывают сокращенно.

Чтобы не былопутаницы, все сокращения должны бытьобщепринятыми. Например, тонна– т; гектар – га; секунда – с (названияединиц измерения). Наименования должностейи званий (при фамилии): заведующий– зав.; заместитель – зам.; профессор –проф.

Различныедругие обозначения: город– г.; рубль – р.; смотри – см.; глава –гл.

Официальноузаконено множество сокращенных

Xнаименованийучреждений, организаций, предприятийи т. д. Некоторые из них сталисамостоятельными словами. Сокращениянаименований учреждений могут бытьобразованы:

1) попервым буквам полного наименования –МГУ;

2) послоговому принципу – Минздрав;

3) смешаннымспособом – Гипрохолод.Сокращенияпомогают уместить большую информациюв минимальном объеме текста. Но присокращениях нужно соблюдать ряд условий:

1) сокращениядолжны быть понятны читателю;

2) сокращениене должно оказаться в таком контексте,в котором оно будет пониматься двояко.Например, слово «товарищ» принятозаписывать как т. в середине предложенияи тов. в начале;

3) редактордолжен учитывать и то, что насыщенностьтекста сокращениями «сокращает»официальный тон документа. Например,сокращения типа «Мин. культуры» неуместныв докладе перед массовой аудиторией;

4) вмешательстворедактора необходимо и в тех случаях,когда автор служебного документастремится сэкономить время и место,сокращая даже такие слова и словосочетания,которые не принято сокращать (например,вместо командировка– команд.), илисокращает слово так, что его нельзяпонять (например, об-овместообязательство);

5) написаниесокращений должно быть унифицировано.Недопустимо в одном тексте сокращатьслово «район» и р.,ир-н;

6) нельзясокращать обозначения единиц физическихвеличин, слов «миллиард», «миллион» иесли они без цифр и не в таблицах;

7) нельзязаменять слова буквенными обозначениями,например V– скорость;

8) нужнопонимать, что округление числовыхвеличин до первого, второго и так далеедесятичного знака должно быть одинаковым;

9) недопустимоиспользовать в тексте знак «минус»,только слово. Нельзя употреблять знакиномера и процента без цифр.

Официально-деловойстиль является частью нормативногорусского языка. В нем есть свои правилаупотребления слов и речевой этики.

Документ– это не просто текст, он имеет юридическуюсилу, поэтому нейтральный тон изложенияявляется нормой делового этикета.Субъективный момент, личные качествадолжны быть сведены к минимуму.Следовательно, в деловой речи неупотребляются слова, имеющие эмоциональнуюокраску.

Использование разговорных,просторечных, диалектных слов ифразеологических оборотов в деловойречи недопустимо. Но иногда документ взависимости от цели в той или инойстепени все-таки приобретает эмоциональнуюокраску. Например, в документе можетбыть выражена просьба, благодарностьи требование, иногда в категоричнойформе.

Однако в первую очередь должныиспользоваться средства логической, ане эмоционально-экспрессивной оценкиситуации и фактов.

Чтокасается людей, работающих в системе,то степень владения деловым этикетомопределяет степень профессиональнойпригодности человека.

Это прежде всегоотносится к государственным служащим,политикам и так далее, т. е. к тем, ктопо роду своей деятельности должен всовершенстве владеть официально-деловымстилем.

Знание правил речевого этикета,их соблюдение позволяют человекучувствовать себя уверенно.

Речевойэтикет– это прежде всего система устойчивыхформул общения. К этому можно добавить,что речевой этикет – это еще и умениеправильно и грамотно составить документы– от простой справки до деловых писеми документов.

Присоставлении деловых бумаг, документовнужно следовать некоторым условиям.Понятия и термины должны быть однозначными,лишенными каких-либо наслоений исинонимических связей. Отсюда возникаетнеобходимость для делового человекахорошего знание языка.

Несмотря настрогость деловой речи, язык долженбыть достаточно разнообразен и четок,чтобы выразить весь смысл документа.Лексика просьбы должна отличаться отлексики требования. Составляя документ,следует осознавать, что это официальнаябумага, и фразы, выражающие личноеотношение, здесь неуместны.

Конечно,важным остается знание грамматическихправил и синтаксиса. Строгость стиляне освобождает пишущего от соблюденияправил чистописания. Любое высказываниедолжно строиться на основе последовательногои доказательного мышления. Как былосказано выше, логика является основойнаписания любого официального документа.

В тексте должны содержаться толькофакты. Речевой этикет документа вофициально-деловом стиле не допускаетрассуждений по теме данной бумаги(заявления, протоколы и т. д.).

Ктому же речевой этикет имеет национальнуюспецифику. Каждый народ создал своюсистему правил речевого поведения.Например, не следует употреблять вделовых бумагах, документах, письмахличные местоимения, так как, составляяих, вы обращаетесь прежде всего корганизации.

Если специфика документатакова, что обращение относится копределенному лицу (директору, руководителюпредприятия), то следует обращаться на«Вы», т. е. использовать местоимение2-го лица множественного числа.

Четкоисполнять данные правила речевогоэтикета означает показать себя грамотными высокопрофессиональным.

Источник: https://studfile.net/preview/848162/page:11/

Речевой этикет в документе

35. Правила оформления документов. Речевой этикет в документе.

Речевой этикет – это нормы речевого поведения, принятые в данном обществе; это национально специфичные правила речевого поведения, применяемые в ситуациях вступления собеседников в контакт и для поддержания общения, соответственно обстановке общения, социальным признакам коммуникантов и характеру их взаимоотношений.

В разных сферах общения существуют свои нормы и правила этикета.

Деловой этикетэто порядок поведения, принятый в сфере делового общения. В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов. Деловой этикет требует соблюдения регламентированности официально-деловых отношений.

Между адресатом и адресантом регламентированность официально-деловых отношений выражается с помощью формул речевого этикета и общей тональности учтивости и корректности.

Адресант не должен побуждать адресата к срочному принятию решения; навязывать решение вопроса; начинать ответ с отказа в тех случаях, когда не представляется возможным положительное решение вопроса.

Адресат, со своей стороны, обязан дать оперативный и четкий ответ.

Успех деловой коммуникации определяет и выбор языковых средств в общении.

1. Наименование адресата в документе может быть универсальным и профессиональным.

Наиболее общая формула обращения: Уважаемые господа! Уважаемый господин …(фамилия)!

К высокопоставленным чиновникам, заслуженным деятелям науки, депутатам принято обращаться со словами Глубокоуважаемый и многоуважаемый.

При обращении к должностным лицам органов государственной власти и управления, президентам компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии: Уважаемый господин председатель!

Нарушением правил речевого этикета является обращение по следующей формуле: Уважаемый + господин + (фамилия) + (имя, отчество)!

В официальных документах возможно наименование адресата по профессии, должности, воинскому званию и т.п. Например: Уважаемый профессор… При этом название профессий, должностей, званий сохраняет форму мужского рода и в тех случаях, когда они относятся к женщине. При апелляции к лицам одной профессии распространено обращение: Уважаемые коллеги! Уважаемый коллега!

Глаголы в деловых письмах употребляются в форме изъявительного наклонения, редко – повелительного наклонения (позвольте поблагодарить Вас…).

Преобладают формы глаголов первого лица множественного числа: Сообщаем Вам, что …; Напоминаем…Направляем в Ваш адрес… Форма первого лица единственного числа используется в документах, оформленных на бланках должностных лиц: Прошу дать ответ… Предлагаю… Приглашаю…

В функции речевых этикетных средств могут выступать вводные слова, позволяющие не нарушать такие принципы этикета, как вежливость и корректность, особенно в письмах-отказах.

Здесь целесообразно использовать вводные слова типа: На наш взгляд… К сожалению…, а также синтаксические конструкции типа: Несмотря на предпринятые нами усилия… Мы рассматриваем возможность предоставления Вам… Надеемся на долгосрочное сотрудничество… Желаем успехов!

С помощью формул речевого этикета можно снять чрезмерную официальность, придать высказыванию при необходимости экспрессивные оттенки. Например: Нам приятно сообщить, что… Мы обеспокоены отсутствием… Мы полагаем, что оптимальное решение…

Итак, выбор той или иной формулы речевого этикета зависит от конкретной коммуникативной ситуации (благодарность, просьба, извинение и т.д.). От того, как отражается в деловой переписке та или иная речевая ситуация, зависит не только понимание партнерами друг друга, но и дальнейшее развитие их отношений.

2. Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику. Слово гражданин применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений.

3. В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо я прошу пишут прошу. Вместо я выполнил пишут мною выполнено. Однако нельзя сказать мною решено. Правильно: я решил. В целом местоимение я употребляется только в докладных и объяснительный записках.

4. Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением он. Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы.

В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Источник: https://studopedia.ru/8_139281_rechevoy-etiket-v-dokumente.html

Uchebnik-free
Добавить комментарий